2950 Klientów – 24 lata doświadczenia – 750 projektów doradczych – 47 000 uczestników

30-867 Kraków

Jana Kurczaba 17/43

8:30 - 17:00

Poniedziałek - Piątek

Opisy Stanowisk w Służbie Cywilnej

Opisy Stanowisk w Służbie Cywilnej

  • Rekomendacje jak poprawnie przygotować opisy do wartościowania
  • Opisy w polityce personalnej Urzędu
  • Stanowiska pracy niebędące wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej
  • Stanowiska pracy będące wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej

Niniejszy wpis – poradnik powstał na bazie pytań, rzeczywistych sytuacji w projektach  doradczych i szkoleniach  realizowanych przez naszych konsultantów. Ma na celu pomoc merytoryczną, organizacyjną i efektywne wdrożenie projektów.

Co dowiesz się z tego poradnika?

  • Jak zaangażować przełożonych do wykonania poprawnych opisów?
  • Jak wykonać dobry opis do procesu wartościowania?
  • Jak przygotować efektywny opis do zarządzania personalnego i motywacji pracowników?

 Dla kogo jest ten poradnik?

  • Dla specjalistów zarządzania personalnego, członków zespołów wewnętrznych i zewnętrznych w Urzędach ds. opisów i wartościowania stanowisk pracy
  • Dla Dyrektorów i Naczelników chcących efektywnie prowadzić politykę personalną w swojej komórce organizacyjnej

Jakie posiadamy doświadczenie w tym temacie?

Poniżej znajdą Państwo nasze porady oparte na praktycznym  ponad 24 letnim doświadczeniu  w projektowaniu i wdrażaniu opisów stanowisk pracy, wartościowania i budowie nowoczesnych systemów motywacji płacowej pracowników
W tym  15 letnie doświadczenie w opisach, wartościowaniu, systemach wynagradzania, oceny, IPRZ  dla pracowników służby cywilnej

W roku 2007 byliśmy jednymi z głównych doradców dla KPRM w zakresie budowy wzorów opisów stanowisk pracy i opracowania metod i procesów wartościowania. Konsultowaliśmy a dalej  pomagaliśmy w procesie wdrożenia: Doradzaliśmy i  szkoliliśmy Dyrektorów Generalnych i Dyrektorów Komórek Personalnych w zakresie Zarządzenia Nr 81 Prezesa Rady Ministrów z dnia 1 sierpnia 2007 r. w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej.

Mamy w swoim portfolio wiele szkoleń i projektów doradczych dla Urzędów w zakresie: opisów stanowisk, konsultacji, wartościowania, projektów systemów wynagradzania, oceny okresowej, IPRZ, szkoleń dla kadry kierowniczej i osób zarządzających w Urzędach. Kilkadziesiąt projektów doradczych i ponad 8 000 przeszkolonych Urzędników

Poradnik opiera się na zaktualizowanych przepisach na dzień 31-03-2022

  • Zarządzenie Nr 81 Prezesa Rady Ministrów z dnia 1 sierpnia 2007 r. w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej
  • Zarządzenie Nr 57 Prezesa Rady Ministrów z dnia 24 lipca 2015 r. zmieniające zarządzenie w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej
  • ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 23 kwietnia 2021 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej

Opis Stanowiska Pracy w Urzędzie

Opis Stanowiska Pracy w Urzędzie – to kluczowy dokument w zarządzaniu personalnym Urzędu. Za pomocą opisów określamy niezbędny rozkład zadań i specjalizacji w  danej komórce organizacyjnej. Możemy określić właściwą etatyzację i przydział osób do określonych stanowisk. Jest dokumentem służącym do procesu rekrutacji, selekcji, wdrożenia pracownika. Określa i pomaga zarządzać potrzebami szkoleniowymi i rozwojowymi dla pracownika. Jest głównym dokumentem w ustaleniu wynagrodzenia zasadniczego pracownika Urzędu. Podstawa do procesów oceny okresowej, IPRZ, planowania kariery zawodowej i awansu w Urzędzie

Opis stanowiska pracy bierze udział w następujących elementach polityki personalnej Urzędu:

  • Optymalne ustalenie ilości etatów i koniecznych kwalifikacji w komórce organizacyjnej
  • Procesy tworzenia wizerunku Urzędu jako pracodawcy i danej komórki organizacyjnej
  • Realizacja procesów rekrutacyjnych
  • Procesy selekcji i optymalnego doboru kandydatów
  • Proces wdrożenia kandydata – onboarding
  • Procesy szkoleniowe, rozwojowe, IPRZ
  • Ocena okresowa pracownika – proces doskonalenia i rozwoju
  • Komunikowanie wymagań i ocena efektywności pracy
  • Wartościowanie stanowisk pracy – system wynagrodzeń zasadniczych
  • Komunikowanie i rozwój umiejętności menedżerskich kadry i dyrektorów
  • Zarządzanie i model kompetencji, wartości organizacyjnych w Urzędzie

Jeśli potrzebujesz wsparcia w tym temacie – zobacz nasze oferty

menedżera, doradcy, trenera, diagnosty, coacha
powiązane z tym wpisem oferty naszej grupy doradców i trenerów

Jak i po co angażować  przełożonych ?

Źle wykonany opis, nie pełny, nie aktualny lub brak tego opisu ma istotne konsekwencje dla polityki personalnej, motywacji i efektywności pracy danego pracownika, komórki organizacyjnej, jej przełożonego i całego Urzędu

Możliwe niektóre konsekwencje negatywne:

  • Zły dobór pracowników
  • Nadmierna etatyzacja z uwagi na niższe kwalifikacje / motywacje pracowników
  • Nie czytelny lub błędny zakres zadań – możliwy konflikt
  • Nie czytelna ścieżka awansu lub błędnie określone możliwości awansu lub ich brak
  • Nieprawidłowa ocena pracownika
  • Nie efektywna motywacja lub demotywacja pracownika
  • Błędnie wykonane wartościowanie
  • Źle określone stawki wynagrodzeń zasadniczych – błędnie dobrane mnożniki
  • Problemy z pozyskaniem i utrzymaniem najlepszych pracowników
  • Konflikt w zespole lub z przełożonym
  • Zwiększona rotacja pracowników – utrata specjalistów i ekspertów

 

Osobą  kluczową jest przełożony danej  komórki organizacyjnej
Co zrobić aby takie osoby zaangażować do projektu?

  • Odpowiednie spotkanie lub szkolenie z Dyrekcją
  • Pokazanie korzyści z opisów dla poprawy pracy zespołu, działu, departamentu
  • Pokazanie jak korzystać w nowoczesny sposób z opisów stanowisk pracy – co można uzyskać mając dobre opisy – jak zmniejszają się problemy z pracownikami i efektywnością pracy
  • Lepsze wyniki pracy w danym obszarze dla danego Dyrektora
  • Błędem jest odwoływanie się wyłącznie do obowiązku wykonania opisów

Moduł i elementy identyfikacji

W każdym opisie stanowiska pracy mamy na początku opisu moduły  identyfikujące takie jak:

  • Nazwa Urzędu
  • Nazwa komórki organizacyjnej
  • Nazwa stanowiska pracy
  • Identyfikacja obszaru specjalizacji ( np do jakich spraw)
  • Identyfikacja w strukturze organizacyjnej

Ta część opisu jest formalna i wymaga formalnego ustalenia stanu rzeczy.  Dotyczy to zarówno:

  • Wzoru opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej
  • Wzoru opisu stanowiska pracy będącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej

UWAGA: jeśli masz wątpliwości z nazwą stanowiska pracy lub kilka stanowisk o różnych nazwach wykonują te same czynności lub na odwrót  tak samo nazwane stanowisko a osoby tam zatrudnione wykonują coś innego  – musisz to  przeanalizować i ustalić jaka jest prawidłowa organizacja a co za tym idzie prawidłowe nazewnictwo
NIE rób opisu „na siłę” pod nazwę stanowiska pracy
NIE rób opisu – dostosowując treść do nazwy

Opis stanowiska ma odzwierciedlać stanowisko nie osobę –  rzeczywiste wymagania wynikające z zadań komórki organizacyjnej i danego obszaru merytorycznego.

Jest to dość częsty błąd w dużych i złożonych Urzędach.  PSUJE dalszy cały opis oraz daje błędne wyniki w procesie wartościowania. Zespół wewnętrzny zazwyczaj nie ma wystarczającej wiedzy aby to wyłapać – wyniknie to jedynie z odpowiedniej rozmowy z przełożonym.

opisy stanowisk w służbie cywilnej

Moduły identyfikacji zadań

W każdym z dwóch wzorów mamy moduły identyfikujące:

  • Treść pracy – zadania oraz ich priorytety
  • Zakresy tych zadań – wielkość i specyfikę zespołów

We wzorze dla opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej mamy jeszcze: konieczne upoważnienia i pełnomocnictwa do realizacji zadań

Taka identyfikacja jest kluczowa dla poprawności całego opisu  stanowiska pracy i procesów personalnych powiązanych lub opierających się na opisach np.:

  • Na podstawie zdefiniowanych zadań i ich zakresu wiemy jakich musimy wymagać kwalifikacji – np. wykształcenie, doświadczenie zawodowe, jakich języków wymagać i na jakim poziomie, jakich kompetencji i wiedzy specjalistycznej.
  • Na podstawi zadań we wzorze dla opisu stanowiska pracy będącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej – możemy również tworzyć model kompetencji menedżerskich
  • Zadania i dalsze wymagania są podstawą do wartościowania stanowisk pracy a co zatem idzie klasyfikacji stanowisk do przedziałów płacowych i przyporządkowania odpowiednich mnożników. Są istotną podstawą systemu wynagradzania a dalej również zasad oceny pracownika i ewentualnego różnicowania mnożników w podobnych grupach stanowisk pracy.
  • Zadania będą również istotne w pierwszych procesach personalnych takich jak etatyzacja, rekrutacja i selekcja, wdrożenie osoby do pracy – onboarding pracownika
  • Dalszy rozwój pracownika – szkolenia, IPRZ, kariera zawodowa, ocena i rozmowy rozwojowe, awans płacowy, zarządzanie zaangażowaniem pracowników i ich motywacją to również opis stanowiska pracy i szczególnie ważne moduły zadaniowe

 

UWAGA: jeśli dwa lub więcej stanowisk (wspomniałem o tym powyżej)  ma taki sam opis zadań, zakresu tych zadań  to logicznym jest, że będziemy mieć podobne lub takie same wymagania kwalifikacyjne i specyfikę pracy. Ta informacja jest wykorzystywana przez zespoły wewnętrzne między innymi do:

  • Korekty opisów – ich treści lub nazewnictwa
  • Standaryzacji wymagań ( bardzo ważny i pomocny element w czynnościach związanych z wartościowaniem)
  • Etatyzacji ( informacje takie mogą być podstawą analizy obciążenia pracą i etatyzacji w danym obszarze)
  • Analizy ścieżki kariery – wymagań na poszczególnych szczeblach
opisy stanowisk w służbie cywilnej

Moduły identyfikacji specyfiki pracy

Ten moduły są bardziej szczegółowo opisane we wzorze  opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej. Dotyczą między innymi:

  • Złożoności i kreatywności
  • Niezbędnej samodzielności i inicjatywy
  • Horyzontu czasu planowania
  • Kontaktów zewnętrznych
  • Czynników utrudniających pracę

Każdy z tych elementów jest ściśle powiązany z modułami opisującymi zadania ich zakres

UWAGA: błędy w opisach a dalej problemy w procesie wartościowania i prowadzenia poprawnej polityki personalnej wynikają często z:

  • Braku korelacji wymagań z zadaniami
  • Źle opisane lub nieczytelnie zadania pozwalają na nieprecyzyjne identyfikowanie wymagań
  • Brak odpowiedniej wiedzy osób odpowiedzialnych za opisy – wiedzy praktycznej do czego służy opis stanowiska i jakie są konsekwencje takich błędów

 

Zaleceniem i efektywnym rozwiązaniem jakie stosujemy w takich sytuacjach jest:

  • Specjalne spotkania i szkolenia przełożonych – osób odpowiedzialnych za opisy
  • Odpowiednie kampanie informacyjne od strony HR
  • Odpowiednie specjalne szkolenia zespołów wewnętrznych aby umiały rozmawiać i współpracować przy analizach i korektach opisów stanowisk pracy (szkolenia inne niż instruktarz z wypełniania wzorów i wartościowania)
opisy stanowisk w służbie cywilnej

Moduły identyfikujące wymagania

Moduły identyfikujące wymagania kwalifikacyjne podobnie jak powyżej,   powinny wynikać z zadań. Najpierw powinno być  określone zadanie/ zadania  i jego zakres a dalej piszący opis powinien dobrać takie wymagania kwalifikacyjne i specyfikę pracy, które umożliwią poprawne i efektywne wykonanie tego zadania. Do typowych wymagań kwalifikacyjnych należą między innymi:

  • Wykształcenie
  • Doświadczenie zawodowe
  • Znajomość języków obcych
  • Kompetencje i umiejętności
  • Wiedza specjalistyczna
  • Formalne uprawnienia

Ten moduł jest szczególnie ważny ponieważ jest podstawą do:

  • Procesów rekrutacji i selekcji kandydatów
  • Często jest brany pod uwagę w planowaniu potrzeb szkoleniowych
  • Rozmawiamy o nim podczas oceny okresowej i IPRZ
  • Decyduje o możliwości awansu i przeszeregowania na inne stanowisko
  • Jest podstawą wielu istotnych kryteriów w metodach wartościowania

UWAGA: podobna jak powyżej – wymagania kwalifikacyjne powinny być spójne z zadaniami oraz spójne między sobą i tworzyć jedną logiczną całość w postaci wymagań i specyfiki na danym stanowisku pracy.  Częsty błąd i potem problem dla HR  i zespołów wewnętrznych  podczas wartościowania to: podobne lub takie same zadania, inna nazwa stanowiska i różnice w kwalifikacjach np.  specjalista, główny specjalista. Jeśli zadania i ich zakresy są podobne to co jest powodem różnicowania wymagań ?

Ten i podobne problemy można rozwiązać poprzez  odpowiednie przygotowanie a dalej koordynację procesu przygotowania opisów – pisałem o tym powyżej

Zaniedbanie tego etapu wydłuży wielokrotnie czas wartościowania ( w niektórych projektach wartościowanie wymagało powtórzenia z uwagi na błędne wyniki końcowe). Utrudni prace zespołu wewnętrznego oraz specjalistów ds.  HR. Źle przygotowany opis to również bardzo duże utrudnienie dla samych przełożonych, którzy często jako specjaliści w swoich dziedzinach nie muszą tego wiedzieć ( nie mają wiedzy HR) i nie rozumieją dlaczego opisy działają źle.

opisy stanowisk w służbie cywilnej

Częste błędy w opisywaniu stanowisk pracy

Poniżej lista najczęstszych i najpoważniejszych błędów podczas opisywania stanowiska pracy:

  • Opisanie osoby, która pracuje na tym stanowisku a nie wymogów Urzędu czyli stanowiska
  • Identyfikowanie stanowisk wg osób – każda osoba z minimalną różnicą zadań ma osobny opis – to prowadzi do bardzo dużej ilości stanowisk  ( miałem projekty gdzie niektóre Urzędy – szczególnie Ministerstwa – zdefiniowały 3000 i więcej  opisów – pierwszych projektach w 2007) a co za tym idzie utrudnia zarządzanie , wycenę, wartościowanie, itp.
  • Brak przemyślnej ścieżki awansu, kariery zawodowej w danym obszarze – pominięcie lub złe opisanie niektórych szczebli ( stanowisk – vacat) (  w sytuacji gdzie obecnie nie ma tam pracownika)
  • Oczywiście mamy błędy natury personalnej – sympatie i antypatie – co daje efekt zawyżania wartości stanowiska lub odwrotnie zaniżania.
  • Wykonanie opisu bez wiedzy i rozumienia jego konsekwencji (pozytywnych i negatywnych) na pracowników, ich zachowania i wyniki, na wyniki i koszty komórki organizacyjnej i całego Urzędu ( czyli wykonanie opisu z obowiązku a nie jako narzędzia do efektywnej polityki personalnej)
  • Jest jeszcze jeden błąd dotyczy głównie stanowisk będącymi wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej – chodzi o nieusystematyzowane modele kompetencji menedżerskich i wymagań

 

Jeśli treść była dla Ciebie pomocna, interesująca – chcesz wiedzieć więcej – umów się na konsultacje
Krótkie konsultacje i małe porady są darmowe.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w tym temacie – zobacz nasze oferty

menedżera, doradcy, trenera, diagnosty, coacha
powiązane z tym wpisem oferty naszej grupy doradców i trenerów

Share:

Kategorie Wpisów – Blog