- Rekomendacje jak poprawnie przygotować opisy do wartościowania
- Opisy w polityce personalnej Urzędu
- Stanowiska pracy niebędące wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej
- Stanowiska pracy będące wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej
Opisy Stanowisk w Służbie Cywilnej
Opisy Stanowisk w Służbie Cywilnej
Niniejszy wpis – poradnik powstał na bazie pytań, rzeczywistych sytuacji w projektach doradczych i szkoleniach realizowanych przez naszych konsultantów. Ma na celu pomoc merytoryczną, organizacyjną i efektywne wdrożenie projektów.
Co dowiesz się z tego poradnika?
- Jak zaangażować przełożonych do wykonania poprawnych opisów?
- Jak wykonać dobry opis do procesu wartościowania?
- Jak przygotować efektywny opis do zarządzania personalnego i motywacji pracowników?
Dla kogo jest ten poradnik?
- Dla specjalistów zarządzania personalnego, członków zespołów wewnętrznych i zewnętrznych w Urzędach ds. opisów i wartościowania stanowisk pracy
- Dla Dyrektorów i Naczelników chcących efektywnie prowadzić politykę personalną w swojej komórce organizacyjnej
Jakie posiadamy doświadczenie w tym temacie?
Poniżej znajdą Państwo nasze porady oparte na praktycznym ponad 24 letnim doświadczeniu w projektowaniu i wdrażaniu opisów stanowisk pracy, wartościowania i budowie nowoczesnych systemów motywacji płacowej pracowników
W tym 15 letnie doświadczenie w opisach, wartościowaniu, systemach wynagradzania, oceny, IPRZ dla pracowników służby cywilnej
W roku 2007 byliśmy jednymi z głównych doradców dla KPRM w zakresie budowy wzorów opisów stanowisk pracy i opracowania metod i procesów wartościowania. Konsultowaliśmy a dalej pomagaliśmy w procesie wdrożenia: Doradzaliśmy i szkoliliśmy Dyrektorów Generalnych i Dyrektorów Komórek Personalnych w zakresie Zarządzenia Nr 81 Prezesa Rady Ministrów z dnia 1 sierpnia 2007 r. w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej.
Mamy w swoim portfolio wiele szkoleń i projektów doradczych dla Urzędów w zakresie: opisów stanowisk, konsultacji, wartościowania, projektów systemów wynagradzania, oceny okresowej, IPRZ, szkoleń dla kadry kierowniczej i osób zarządzających w Urzędach. Kilkadziesiąt projektów doradczych i ponad 8 000 przeszkolonych Urzędników
Poradnik opiera się na zaktualizowanych przepisach na dzień 31-03-2022
- Zarządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 stycznia 2011
- Nowelizacja zarządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 24 lipca 201
- ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 23 kwietnia 2021 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej
Zobacz wsparcie szkoleniowe: „Opisy i wartościowanie w służbie cywilnej”
Opis Stanowiska Pracy w Urzędzie
Opis Stanowiska Pracy w Urzędzie – to kluczowy dokument w zarządzaniu personalnym Urzędu. Za pomocą opisów określamy niezbędny rozkład zadań i specjalizacji w danej komórce organizacyjnej. Możemy określić właściwą etatyzację i przydział osób do określonych stanowisk. Jest dokumentem służącym do procesu rekrutacji, selekcji, wdrożenia pracownika. Określa i pomaga zarządzać potrzebami szkoleniowymi i rozwojowymi dla pracownika. Jest głównym dokumentem w ustaleniu wynagrodzenia zasadniczego pracownika Urzędu. Podstawa do procesów oceny okresowej, IPRZ, planowania kariery zawodowej i awansu w Urzędzie
Opis stanowiska pracy bierze udział w następujących elementach polityki personalnej Urzędu:
- Optymalne ustalenie ilości etatów i koniecznych kwalifikacji w komórce organizacyjnej
- Procesy tworzenia wizerunku Urzędu jako pracodawcy i danej komórki organizacyjnej
- Realizacja procesów rekrutacyjnych
- Procesy selekcji i optymalnego doboru kandydatów
- Proces wdrożenia kandydata – onboarding
- Procesy szkoleniowe, rozwojowe, IPRZ
- Ocena okresowa pracownika – proces doskonalenia i rozwoju
- Komunikowanie wymagań i ocena efektywności pracy
- Wartościowanie stanowisk pracy – system wynagrodzeń zasadniczych
- Komunikowanie i rozwój umiejętności menedżerskich kadry i dyrektorów
- Zarządzanie i model kompetencji, wartości organizacyjnych w Urzędzie
Jeśli potrzebujesz wsparcia w tym temacie – zobacz nasze oferty
menedżera, doradcy, trenera, diagnosty, coacha
powiązane z tym wpisem oferty naszej grupy doradców i trenerów
Jak i po co angażować przełożonych ?
Źle wykonany opis, nie pełny, nie aktualny lub brak tego opisu ma istotne konsekwencje dla polityki personalnej, motywacji i efektywności pracy danego pracownika, komórki organizacyjnej, jej przełożonego i całego Urzędu
Możliwe niektóre konsekwencje negatywne:
- Zły dobór pracowników
- Nadmierna etatyzacja z uwagi na niższe kwalifikacje / motywacje pracowników
- Nie czytelny lub błędny zakres zadań – możliwy konflikt
- Nie czytelna ścieżka awansu lub błędnie określone możliwości awansu lub ich brak
- Nieprawidłowa ocena pracownika
- Nie efektywna motywacja lub demotywacja pracownika
- Błędnie wykonane wartościowanie
- Źle określone stawki wynagrodzeń zasadniczych – błędnie dobrane mnożniki
- Problemy z pozyskaniem i utrzymaniem najlepszych pracowników
- Konflikt w zespole lub z przełożonym
- Zwiększona rotacja pracowników – utrata specjalistów i ekspertów
Osobą kluczową jest przełożony danej komórki organizacyjnej
Co zrobić aby takie osoby zaangażować do projektu?
- Odpowiednie spotkanie lub szkolenie z Dyrekcją
- Pokazanie korzyści z opisów dla poprawy pracy zespołu, działu, departamentu
- Pokazanie jak korzystać w nowoczesny sposób z opisów stanowisk pracy – co można uzyskać mając dobre opisy – jak zmniejszają się problemy z pracownikami i efektywnością pracy
- Lepsze wyniki pracy w danym obszarze dla danego Dyrektora
- Błędem jest odwoływanie się wyłącznie do obowiązku wykonania opisów
Moduł i elementy identyfikacji
W każdym opisie stanowiska pracy mamy na początku opisu moduły identyfikujące takie jak:
- Nazwa Urzędu
- Nazwa komórki organizacyjnej
- Nazwa stanowiska pracy
- Identyfikacja obszaru specjalizacji ( np do jakich spraw)
- Identyfikacja w strukturze organizacyjnej
Ta część opisu jest formalna i wymaga formalnego ustalenia stanu rzeczy. Dotyczy to zarówno:
- Wzoru opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej
- Wzoru opisu stanowiska pracy będącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej
UWAGA: jeśli masz wątpliwości z nazwą stanowiska pracy lub kilka stanowisk o różnych nazwach wykonują te same czynności lub na odwrót tak samo nazwane stanowisko a osoby tam zatrudnione wykonują coś innego – musisz to przeanalizować i ustalić jaka jest prawidłowa organizacja a co za tym idzie prawidłowe nazewnictwo
NIE rób opisu „na siłę” pod nazwę stanowiska pracy
NIE rób opisu – dostosowując treść do nazwy
Opis stanowiska ma odzwierciedlać stanowisko nie osobę – rzeczywiste wymagania wynikające z zadań komórki organizacyjnej i danego obszaru merytorycznego.
Jest to dość częsty błąd w dużych i złożonych Urzędach. PSUJE dalszy cały opis oraz daje błędne wyniki w procesie wartościowania. Zespół wewnętrzny zazwyczaj nie ma wystarczającej wiedzy aby to wyłapać – wyniknie to jedynie z odpowiedniej rozmowy z przełożonym.
Moduły identyfikacji zadań
W każdym z dwóch wzorów mamy moduły identyfikujące:
- Treść pracy – zadania oraz ich priorytety
- Zakresy tych zadań – wielkość i specyfikę zespołów
We wzorze dla opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej mamy jeszcze: konieczne upoważnienia i pełnomocnictwa do realizacji zadań
Taka identyfikacja jest kluczowa dla poprawności całego opisu stanowiska pracy i procesów personalnych powiązanych lub opierających się na opisach np.:
- Na podstawie zdefiniowanych zadań i ich zakresu wiemy jakich musimy wymagać kwalifikacji – np. wykształcenie, doświadczenie zawodowe, jakich języków wymagać i na jakim poziomie, jakich kompetencji i wiedzy specjalistycznej.
- Na podstawi zadań we wzorze dla opisu stanowiska pracy będącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej – możemy również tworzyć model kompetencji menedżerskich
- Zadania i dalsze wymagania są podstawą do wartościowania stanowisk pracy a co zatem idzie klasyfikacji stanowisk do przedziałów płacowych i przyporządkowania odpowiednich mnożników. Są istotną podstawą systemu wynagradzania a dalej również zasad oceny pracownika i ewentualnego różnicowania mnożników w podobnych grupach stanowisk pracy.
- Zadania będą również istotne w pierwszych procesach personalnych takich jak etatyzacja, rekrutacja i selekcja, wdrożenie osoby do pracy – onboarding pracownika
- Dalszy rozwój pracownika – szkolenia, IPRZ, kariera zawodowa, ocena i rozmowy rozwojowe, awans płacowy, zarządzanie zaangażowaniem pracowników i ich motywacją to również opis stanowiska pracy i szczególnie ważne moduły zadaniowe
UWAGA: jeśli dwa lub więcej stanowisk (wspomniałem o tym powyżej) ma taki sam opis zadań, zakresu tych zadań to logicznym jest, że będziemy mieć podobne lub takie same wymagania kwalifikacyjne i specyfikę pracy. Ta informacja jest wykorzystywana przez zespoły wewnętrzne między innymi do:
- Korekty opisów – ich treści lub nazewnictwa
- Standaryzacji wymagań ( bardzo ważny i pomocny element w czynnościach związanych z wartościowaniem)
- Etatyzacji ( informacje takie mogą być podstawą analizy obciążenia pracą i etatyzacji w danym obszarze)
- Analizy ścieżki kariery – wymagań na poszczególnych szczeblach
Moduły identyfikacji specyfiki pracy
Ten moduły są bardziej szczegółowo opisane we wzorze opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej. Dotyczą między innymi:
- Złożoności i kreatywności
- Niezbędnej samodzielności i inicjatywy
- Horyzontu czasu planowania
- Kontaktów zewnętrznych
- Czynników utrudniających pracę
Każdy z tych elementów jest ściśle powiązany z modułami opisującymi zadania ich zakres
UWAGA: błędy w opisach a dalej problemy w procesie wartościowania i prowadzenia poprawnej polityki personalnej wynikają często z:
- Braku korelacji wymagań z zadaniami
- Źle opisane lub nieczytelnie zadania pozwalają na nieprecyzyjne identyfikowanie wymagań
- Brak odpowiedniej wiedzy osób odpowiedzialnych za opisy – wiedzy praktycznej do czego służy opis stanowiska i jakie są konsekwencje takich błędów
Zaleceniem i efektywnym rozwiązaniem jakie stosujemy w takich sytuacjach jest:
- Specjalne spotkania i szkolenia przełożonych – osób odpowiedzialnych za opisy
- Odpowiednie kampanie informacyjne od strony HR
- Odpowiednie specjalne szkolenia zespołów wewnętrznych aby umiały rozmawiać i współpracować przy analizach i korektach opisów stanowisk pracy (szkolenia inne niż instruktarz z wypełniania wzorów i wartościowania)
Moduły identyfikujące wymagania
Moduły identyfikujące wymagania kwalifikacyjne podobnie jak powyżej, powinny wynikać z zadań. Najpierw powinno być określone zadanie/ zadania i jego zakres a dalej piszący opis powinien dobrać takie wymagania kwalifikacyjne i specyfikę pracy, które umożliwią poprawne i efektywne wykonanie tego zadania. Do typowych wymagań kwalifikacyjnych należą między innymi:
- Wykształcenie
- Doświadczenie zawodowe
- Znajomość języków obcych
- Kompetencje i umiejętności
- Wiedza specjalistyczna
- Formalne uprawnienia
Ten moduł jest szczególnie ważny ponieważ jest podstawą do:
- Procesów rekrutacji i selekcji kandydatów
- Często jest brany pod uwagę w planowaniu potrzeb szkoleniowych
- Rozmawiamy o nim podczas oceny okresowej i IPRZ
- Decyduje o możliwości awansu i przeszeregowania na inne stanowisko
- Jest podstawą wielu istotnych kryteriów w metodach wartościowania
UWAGA: podobna jak powyżej – wymagania kwalifikacyjne powinny być spójne z zadaniami oraz spójne między sobą i tworzyć jedną logiczną całość w postaci wymagań i specyfiki na danym stanowisku pracy. Częsty błąd i potem problem dla HR i zespołów wewnętrznych podczas wartościowania to: podobne lub takie same zadania, inna nazwa stanowiska i różnice w kwalifikacjach np. specjalista, główny specjalista. Jeśli zadania i ich zakresy są podobne to co jest powodem różnicowania wymagań ?
Ten i podobne problemy można rozwiązać poprzez odpowiednie przygotowanie a dalej koordynację procesu przygotowania opisów – pisałem o tym powyżej
Zaniedbanie tego etapu wydłuży wielokrotnie czas wartościowania ( w niektórych projektach wartościowanie wymagało powtórzenia z uwagi na błędne wyniki końcowe). Utrudni prace zespołu wewnętrznego oraz specjalistów ds. HR. Źle przygotowany opis to również bardzo duże utrudnienie dla samych przełożonych, którzy często jako specjaliści w swoich dziedzinach nie muszą tego wiedzieć ( nie mają wiedzy HR) i nie rozumieją dlaczego opisy działają źle.
Częste błędy w opisywaniu stanowisk pracy
Poniżej lista najczęstszych i najpoważniejszych błędów podczas opisywania stanowiska pracy:
- Opisanie osoby, która pracuje na tym stanowisku a nie wymogów Urzędu czyli stanowiska
- Identyfikowanie stanowisk wg osób – każda osoba z minimalną różnicą zadań ma osobny opis – to prowadzi do bardzo dużej ilości stanowisk ( miałem projekty gdzie niektóre Urzędy – szczególnie Ministerstwa – zdefiniowały 3000 i więcej opisów – pierwszych projektach w 2007) a co za tym idzie utrudnia zarządzanie , wycenę, wartościowanie, itp.
- Brak przemyślnej ścieżki awansu, kariery zawodowej w danym obszarze – pominięcie lub złe opisanie niektórych szczebli ( stanowisk – vacat) ( w sytuacji gdzie obecnie nie ma tam pracownika)
- Oczywiście mamy błędy natury personalnej – sympatie i antypatie – co daje efekt zawyżania wartości stanowiska lub odwrotnie zaniżania.
- Wykonanie opisu bez wiedzy i rozumienia jego konsekwencji (pozytywnych i negatywnych) na pracowników, ich zachowania i wyniki, na wyniki i koszty komórki organizacyjnej i całego Urzędu ( czyli wykonanie opisu z obowiązku a nie jako narzędzia do efektywnej polityki personalnej)
- Jest jeszcze jeden błąd dotyczy głównie stanowisk będącymi wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej – chodzi o nieusystematyzowane modele kompetencji menedżerskich i wymagań
Jeśli treść była dla Ciebie pomocna, interesująca – chcesz wiedzieć więcej – umów się na konsultacje
Krótkie konsultacje i małe porady są darmowe.
Zobacz wsparcie szkoleniowe: „Opisy i wartościowanie w służbie cywilnej”
Jeśli potrzebujesz wsparcia w tym temacie – zobacz nasze oferty
menedżera, doradcy, trenera, diagnosty, coacha
powiązane z tym wpisem oferty naszej grupy doradców i trenerów
Inne powiązane wpisy:
- Wartościowanie stanowisk pracy w Służbie Cywilnej
- Opis stanowiska pracy w procesie wartościowania pracy
- Opis stanowisk pracy, a tabela płac zasadniczych
- System Wynagradzania – zaprojektuj swój system
- System Wynagradzania – nowoczesne strategie motywacji
- Premia zadaniowa – zasady i trendy w motywacji placowej
- Strategia i polityka wynagradzania
- Feedback 360 a zarządzanie KPI
- Jak działa feedback 360 Competence Navigator