Jawność Wynagrodzeń – Dyrektywa (UE) 2023/970

• Jakie informacje może poznać pracownik w sprawie wynagrodzeń ?
• Czy pracownik może poznać zarobki innych osób?
• Czy trzeba podawać widełki wynagrodzeń w ogłoszeniach o pracę?
• Czy tabela płac jest obowiązkowa w każdej firmie ?
• Jak liczyć „pracę o tej samej wartości”?
• Czy trzeba ujawniać premie i dodatki?
• Czy można zakazać rozmów o wynagrodzeniach?
• Najczęściej zadawane pytania pracowników w sprawie jawności wynagrodzeń

Jakie informacje może poznać pracownik w sprawie wynagrodzeń ?

Informacje jakie udziela Pracodawca w sprawie wynagrodzeń wynikające z jawności i transparentności płac można podzielić na cztery grupy:

1. Informacje jakie musi podać pracodawca z własnej inicjatywy
2. Informacje na wniosek pracownika
3. Informacje których nie musi podawać pracodawca ale może podać – budując pozytywny wizerunek pracodawcy
4. Informacje jakich nie może podawać pracodawca

Informacje jakie musi podać pracodawca z własnej inicjatywy

• Na etapie rekrutacji pracodawca musi podać wynagrodzenie początkowe lub widełki wynagrodzenia, (ewentualnie) opis zasad ustalania wynagrodzenia
• Pracodawca musi (systemowo) czytelnie i jednoznacznie opisać i podać do informacji pracowników: kryteria wynagrodzeń (muszą być obiektywne i neutralne – szczególnie wartościowanie pracy), kryteria oceny, warunki awansów, zasady rozwoju i progresji płacowej
• W organizacjach w których będzie obowiązkowy raport luki płacowej (raportowanie): dane o luce płacowej kobiet i mężczyzn, różnice w składnikach zmiennych (premie, dodatki), działania naprawcze (jeśli wymagane) – to wynika z zasad raportu i niwelacji luki płacowej

Informacje które pracodawca podaje na wniosek pracownika ( musi)

• Informacje indywidualne – poziom wynagrodzenia danego pracownika – to raczej oczywiste i większość pracowników zna swoje wynagrodzenia i składniki – ale nie każdy musi umieć je policzyć  i rozumieć zasady naliczania – zatem taki wniosek też może być całkiem uzasadniony
• średnie wynagrodzenia (z podziałem na płeć) dla pracowników wykonujących tę samą pracę lub pracę o tej samej wartości – czytaj więcej dalej
• Informacje systemowe (jeśli nie były wcześniej dostępne) – Kryteria ustalania wynagrodzeń, kryteria wartościowania, treść opisów stanowisk pracy, kryteria awansów i podwyżek
• Dodatkowo (praktyka wynikająca z dyrektywy) uzasadnienie różnic w wynagrodzeniu, jeśli pracownik je kwestionuje – ten punkt jest niezwykle ważny dla zasad całego systemu płacowego, oceny i rozwoju – jest on powodem reorganizacji i doskonalenia systemów wynagrodzeń

Informacje których nie musi podawać pracodawca ale może podać – budując pozytywny wizerunek pracodawcy

• Szczegółowe widełki płacowe dla wszystkich stanowisk – pracodawca musi podać min i max – szczegóły są zalecane ale nie są obligatoryjne
• Matryca wynagrodzeń – to jeszcze bardziej szczegółowe narzędzie niż wymienione powyżej
• Ścieżki rozwoju i powiązanie z wynagrodzeniem – zasady oceny i progresji
• Zasady przyznawania premii i dodatków (konkretne algorytmy)
• Informacje o budżetach podwyżkowych
• Benchmarki rynkowe (raporty płacowe)
• Informacje o polityce płacowej firmy (np. „płacimy powyżej mediany rynku”)
• Wyniki wewnętrznych audytów równości płac
• Dokładne wynagrodzenia konkretnych osób – jako przykłady przeliczania płac
  (po anonimizacji – najczęściej w formie danych zagregowanych nie pozwalających na identyfikację danej osoby)
• Szczegółowe dane o: premiach indywidualnych, nagrodach, podwyżkach, regulacjach płacowych, dodatkach, innych składnikach wynagrodzenia, benefitach, szkoleniach itp. – najczęściej jako % lub wartość wypłacona ogółem lub w grupie
• Indywidualne oceny pracowników (w ograniczonym zakresie nie pozwalające na identyfikację danej osoby ale mogą to być wyniki grupy)
• Szczegóły negocjacji wynagrodzeń

Dyrektywa nie wymaga aż takiej szczegółowości, ale jej nie zakazuje (z zachowaniem RODO).

Informacje jakich nie może podawać pracodawca

• Wynagrodzenia konkretnych osób z imienia i nazwiska (bez ich zgody)
• Dane umożliwiające identyfikację pojedynczego pracownika w grupie
• Informacje o wynagrodzeniu powiązane z: stanem zdrowia, sytuacją rodzinną, innymi danymi wrażliwymi
• Dane naruszające prywatność lub dobra osobiste pracownika
• Informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa (jeśli nie są wymagane dyrektywą

Czy pracownik może poznać zarobki innych osób?

Nie – zdecydowanie nie może pracownik znać wynagrodzeń innych osób (innych pracowników) !

transparentność TAK – identyfikacja osób NIE

Jakich informacji  NIE może poznać pracownik o innym pracowniku?

• wynagrodzenia konkretnego pracownika (np. „Jan Kowalski zarabia X”)
  listy płac z nazwiskami lub jakiejkolwiek innej informacji identyfikującej lub dającej duże prawdopodobieństwo identyfikacji konkretnej osoby
• innych danych, opracowań, raportów danych umożliwiających identyfikację osoby

Wynika z  ochrony prywatności, przepisów RODO

Co pracownik MOŻE poznać?

• Opisano w punktach powyżej: średnie wynagrodzenia (np. średnia / mediana)
  z podziałem na płeć (kobiety / mężczyźni), UWAGA:  dla tej samej pracy, pracy o tej samej wartości – nie dla każdej grupy zatem
• swoje wynagrodzenie i zasady oraz oceny
• zasady ustalania płac i podwyżek

Wniosek: może sprawdzić, czy jest traktowany równo

Czy tabela płac jest obowiązkowa w każdej firmie ?

Tabela płac powstaje w oparciu o wartościowanie stanowisk pracy, które stanowi fundament obiektywnego różnicowania wynagrodzeń. Kluczowe jest przygotowanie rzetelnych opisów stanowisk, ponieważ to one definiują zakres pracy, odpowiedzialność i wymagania. Następnie stosuje się kryteria zgodne z Dyrektywa (UE) 2023/970, czyli obiektywne, neutralne płciowo i niedyskryminujące (np. kwalifikacje, wysiłek, odpowiedzialność, warunki pracy). Cały system musi być transparentny, a jego założenia powinny być znane pracownikom i możliwe do uzasadnienia. W organizacjach objętych dialogiem społecznym rozwiązania te powinny być konsultowane i akceptowane przez przedstawicieli pracowników lub związki zawodowe. Same stawki w tabeli ustala pracodawca, uwzględniając budżet wynagrodzeń, strategię firmy oraz wyniki wartościowania. Zalecane jest także określenie jasnych zasad awansu poziomego i pionowego oraz powiązania z oceną pracownika, przy jednoczesnym zakazie faworyzowania grup zawodowych wyłącznie na podstawie presji rynku lub raportów płacowych.

Czy tabela płac jest obowiązkowa w każdej firmie ?

Nie ma takiego przepisu, który by wprost nakazywał utworzenie tabeli płac. W praktyce  jest to jednak wymagane w szczególności dla  firm obligowanych wykonywaniem raportów. Dla  pozostałych firm będzie pomocne w udzielaniu informacji do  których już  są obligowane przepisami.

Przepisy nie nakazują wprost posiadania „tabeli płac” jako dokumentu, ale wymagają: obiektywnych kryteriów wynagradzania, porównywalności stanowisk, przejrzystości systemu płac.

A to w praktyce bardzo trudno spełnić bez tabeli. Zatem lepiej opracować poprawną i  transparentną tabelę płac.

Dlaczego tabela płac staje się aktualnie tak ważna i konieczna?

Dyrektywa wymaga, aby pracodawca potrafił:  wskazać widełki wynagrodzeń
uzasadnić różnice płacowe,  porównać pracę o tej samej wartości,  udostępnić kryteria wynagradzania

Bez narzędzia  typu „tabela płac”: nie ma spójności, nie ma porównywalności, rośnie ryzyko dyskryminacji.

W jakich firmach jest to faktycznie obowiązkowe?

• firmy objęte regulaminem wynagradzania (większe organizacje)
• firmy przygotowujące się do raportowania luki płacowej
• po wdrożeniu dyrektywy: praktycznie każda organizacja powinna mieć strukturę płac, nawet jeśli nie nazwaną „tabelą”

Jak liczyć „pracę o tej samej wartości”?

Jak liczyć „pracę o tej samej wartości”?

Dyrektywa (UE) 2023/970   wprost wymaga porównywania pracy nie tylko „takiej samej”, ale też „o tej samej wartości”. Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (art. 157)
zasada równego wynagrodzenia za pracę tej samej wartości

Kodeks pracy (art. 183c) stan na dzień  publikacji artykułu
definiuje, że prace są jednakowej wartości, gdy wymagają: porównywalnych kwalifikacji, porównywalnej odpowiedzialności, porównywalnego wysiłku, wykonywane są w podobnych warunkach

To dokładnie te same filary co w dyrektywie – w praktyce jest to określane w procesie wartościowania

Wartościowanie stanowisk pracy to uporządkowany proces oceny wartości pracy na podstawie obiektywnych kryteriów, takich jak kwalifikacje, wysiłek, odpowiedzialność i warunki pracy. Dzięki temu możliwe jest porównanie różnych stanowisk i ustalenie, które z nich mają taką samą wartość, nawet jeśli różnią się nazwą lub obszarem specjalizacji.  Wartościowanie „liczy” pracę poprzez przypisanie punktów do poszczególnych kryteriów, a suma punktów określa jej wartość w organizacji. Przykładem pracy o tej samej wartości może być specjalista HR i inżynier produkcji, jeśli wymagają podobnych kompetencji, odpowiedzialności i poziomu decyzyjności. Z kolei prace podobne, ale nie tej samej wartości, to np. młodszy księgowy i starszy księgowy, gdzie różni je poziom doświadczenia i odpowiedzialności. W praktyce wartościowanie pozwala budować sprawiedliwe tabele płac, uzasadniać różnice wynagrodzeń i ograniczać ryzyko dyskryminacji. Ma to kluczowe znaczenie przy wdrażaniu zasad wynikających z Dyrektywa (UE) 2023/970, ponieważ umożliwia wykazanie, że wynagrodzenia są oparte na wartości pracy. Raporty płacowe ani presja rynkowa nie mogą być wyznacznikiem wartości stanowiska pracy – mogą jedynie wspierać ustalanie poziomu wynagrodzeń, ale nie zastępują obiektywnej oceny wartości pracy.

Czy trzeba ujawniać premie i dodatki?

Czy trzeba ujawniać premie i dodatki?  Czy premie i dodatki są „wynagrodzeniem”?
Tak  są zdecydowanie wynagrodzeniem. Tak – należy informować o zasadach premiowania. Dyrektywa jasno wskazuje, że wynagrodzenie obejmuje: płacę zasadniczą, premie, dodatki (np. funkcyjny, stażowy), bonusy i inne świadczenia pieniężne i niepieniężne.
Wniosek: wszystko, co pracownik dostaje w związku z pracą

Co pracodawca MUSI ujawniać?

Z własnej inicjatywy:  zasady przyznawania premii i dodatków, kryteria (np. wyniki, odpowiedzialność, funkcja)

Na wniosek pracownika: średnie poziomy wynagrodzeń (w tym premie i dodatki)  z podziałem na płeć, dla tej samej pracy lub pracy o tej samej wartości
Wniosek: tak –  premie i dodatki są częścią tych danych

Czego NIE trzeba ujawniać w zakresie premiowania, nagradzania i innych składników?

• premii konkretnej osoby (np. „Kowalski dostał 10 000 zł”)
• indywidualnych decyzji bez anonimizacji
• szczegółów naruszających prywatność

Szczególne ryzyko związane z premiowaniem

premie i dodatki to najczęstsze źródło dyskryminacji, ponieważ bywają uznaniowe, często nie mają jasnych kryteriów. Dlatego dyrektywa szczególnie analizuje w raportach ten obszar a poza tym sam pracownik może mieć roszczenia w tym zakresie.

Dobrą praktyką HR jest jasne i przejrzyste informowanie o zasadach premiowania i nagradzania – niezależnie od wymogów przepisów. Pracownik, który zna kryteria przyznawania premii, czuje się bezpiecznie i ma większe zaufanie do organizacji oraz jej systemu wynagrodzeń. Transparentność ogranicza poczucie niesprawiedliwości i zmniejsza ryzyko konfliktów w zespole. Czytelne zasady wzmacniają motywację, bo pracownicy wiedzą, co konkretnie wpływa na ich wyniki finansowe. W efekcie firma buduje silniejszy wizerunek pracodawcy i zwiększa zaangażowanie pracowników.

Czy można zakazać rozmów o wynagrodzeniach?

Czy można zakazać rozmów o wynagrodzeniach?
Oczywiście, że nie można ani formalnie ani nieformalnie zakazać rozmów o wynagrodzeniach.

Co mówi dyrektywa 2023/970?

• pracownicy mają prawo ujawniać i omawiać swoje wynagrodzenie,
• pracodawca nie może wprowadzać klauzul poufności, które tego zabraniają,
• zakaz dotyczy zarówno:  umów o pracę, regulaminów, nieformalnych zasad w firmie.

Co to oznacza w praktyce?

pracownik może powiedzieć:

• ile zarabia,
• jaką dostał premię,
• jakie ma warunki płacowe

może porównywać się z innymi

pracodawca nie może:

• karać za takie rozmowy,
• ograniczać tego prawa,
• wyciągać konsekwencji wobec pracownika

Dobrą praktyką HR jest regularne i zrozumiałe komunikowanie zasad wynagradzania – np. poprzez intranet, spotkania zespołowe czy krótkie przewodniki dla pracowników. Warto organizować cykliczne spotkania informacyjne (np. Q&A), podczas których pracownicy mogą zadawać pytania dotyczące wynagrodzeń i systemu premiowego. HR powinien udostępniać jasne materiały wyjaśniające, jak działają widełki płacowe, awanse i oceny pracownicze. Bardzo pomocne są szkolenia dla menedżerów, aby potrafili spójnie i rzetelnie tłumaczyć decyzje płacowe swoim zespołom. Dobrym rozwiązaniem jest także przygotowanie FAQ lub sekcji „wynagrodzenia” w intranecie, gdzie pracownicy znajdą odpowiedzi na najczęstsze pytania. HR może wdrożyć transparentne procesy ocen i podwyżek, z jasnymi kryteriami i harmonogramem decyzji. Takie działania budują zaufanie, zwiększają poczucie sprawiedliwości i ograniczają ryzyko nieporozumień w organizacji.

Najczęściej zadawane pytania pracowników w sprawie jawności wynagrodzeń

Najczęstsze pytania pracowników – Q&A (Dyrektywa 2023/970)

1. Czy mogę sprawdzić, ile zarabiają inni na podobnym stanowisku?
   Nie możesz poznać wynagrodzenia konkretnej osoby, ale masz prawo do informacji o średnich wynagrodzeniach dla stanowisk takich samych lub o tej samej wartości. Dane te są przekazywane w formie zagregowanej (anonimowej). Pozwala to ocenić, czy Twoje wynagrodzenie jest rynkowe i sprawiedliwe.

2. Czy pracodawca musi mi wyjaśnić, dlaczego zarabiam mniej niż inni?
   Tak, pracodawca powinien być w stanie uzasadnić różnice wynagrodzeń w oparciu o obiektywne kryteria, takie jak doświadczenie, zakres odpowiedzialności czy wyniki pracy. Jeśli różnice nie mają takiego uzasadnienia, mogą stanowić ryzyko naruszenia zasady równego wynagradzania.

3. Czy mogę ujawniać swoje wynagrodzenie innym pracownikom?
   Tak, masz prawo mówić o swoim wynagrodzeniu i porównywać je z innymi. Pracodawca nie może zakazać takich rozmów ani wyciągać konsekwencji. To ważny element przejrzystości i kontroli równego traktowania.

4. Czy firma musi podać widełki wynagrodzenia przed zatrudnieniem?
   Tak, pracodawca powinien poinformować o poziomie wynagrodzenia lub jego przedziale przed zatrudnieniem – np. w ogłoszeniu lub przed rozmową kwalifikacyjną. Ma to zapewnić przejrzystość i równe warunki negocjacji.

5. Jak mogę sprawdzić, czy jestem dyskryminowany w wynagrodzeniu?
   Możesz wystąpić do pracodawcy o dane dotyczące średnich wynagrodzeń dla podobnych stanowisk. Następnie porównujesz je ze swoim wynagrodzeniem oraz zakresem obowiązków. Jeśli różnice są nieuzasadnione, możesz podjąć dalsze kroki.

6. Czy mogę poprosić o dane dotyczące wynagrodzeń kobiet i mężczyzn w firmie?
   Tak, masz prawo do informacji o średnich wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn wykonujących taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości. Dane te są przekazywane zbiorczo, bez ujawniania konkretnych osób.

7. Czy moja premia lub podwyżka musi być uzasadniona?
   Tak, zasady przyznawania premii i podwyżek powinny być oparte na jasnych i obiektywnych kryteriach. Pracodawca powinien potrafić wyjaśnić decyzję, szczególnie gdy wpływa ona na różnice między pracownikami.

8. Co mogę zrobić, jeśli okaże się, że zarabiam mniej bez uzasadnienia?
   W pierwszej kolejności warto zwrócić się do pracodawcy o wyjaśnienie i ewentualną korektę. Jeśli problem nie zostanie rozwiązany, możliwe jest skorzystanie z drogi formalnej, np. zgłoszenia sprawy do odpowiednich instytucji lub sądu.

9. Czy pracodawca może zabronić rozmów o wynagrodzeniach?
   Nie, pracodawca nie ma prawa zakazać rozmów o wynagrodzeniach. Takie ograniczenia są sprzeczne z zasadą przejrzystości i nie powinny być stosowane ani w umowach, ani w regulaminach.

10. Czy po powrocie z urlopu (np. macierzyńskiego) moje wynagrodzenie powinno być takie samo jak wcześniej?
    Tak, co do zasady nie powinieneś być traktowany gorzej z powodu korzystania z uprawnień rodzicielskich. Twoje wynagrodzenie i warunki pracy powinny być porównywalne do sytuacji sprzed przerwy, a ewentualne różnice muszą mieć obiektywne uzasadnienie.

Autor: