„Zarządzanie Czasem” – Szkolenie – OFERTA

Program szkolenia:

Moduł I
Czym jest „zarządzanie czasem?” 

• Definicja zarządzania czasem
• Organizacja pracy w czasie jako kluczowa kompetencja menedżera
• Czas jako zasób nieodnawialny
• Świadomość wartości czasu
• Cele zarządzania czasem
• Efektywność, redukcja stresu, wykorzystanie potencjału zespołu, wyniki
• Złudzenie „braku czasu”
• Jak powstają problemy z organizacją pracy.
• Korzyści z umiejętnego zarządzania czasem
• Najczęstsze błędy menedżerów
• Rola menedżera w kształtowaniu kultury efektywności

Definicja zarządzania czasem odnosi się do świadomego planowania, organizowania i kontrolowania wykorzystania czasu w pracy i życiu prywatnym. Organizacja pracy w czasie jako kluczowa kompetencja menedżera decyduje o skuteczności kierowania zespołem oraz jakości osiąganych rezultatów. Warto pamiętać, że czas jest zasobem nieodnawialnym, którego nie można odłożyć na później ani odzyskać. Dlatego kluczowa staje się świadomość wartości czasu, zarówno własnego, jak i członków zespołu. Cele zarządzania czasem to przede wszystkim większa efektywność, redukcja stresu, pełniejsze wykorzystanie potencjału zespołu oraz lepsze wyniki organizacji. Często spotykane jest złudzenie „braku czasu”, które w rzeczywistości wynika nie z samej ilości obowiązków, lecz z braku priorytetów i złej organizacji. Właśnie tak powstają problemy z organizacją pracy – przez odkładanie zadań, brak delegowania czy reagowanie tylko na sytuacje pilne. Z kolei korzyści z umiejętnego zarządzania czasem obejmują większą kontrolę nad obowiązkami, wyższą produktywność i lepszą równowagę między pracą a życiem prywatnym. Menedżerowie często popełniają najczęstsze błędy, takie jak mikrozarządzanie, przeciążanie się obowiązkami czy brak jasnego systemu priorytetów. Efektywne zarządzanie czasem oznacza także umiejętne powierzanie zadań i dbanie o harmonogram pracy zespołu. Rola menedżera w kształtowaniu kultury efektywności polega na tym, że jego styl organizacji pracy staje się wzorem dla całego zespołu.

Moduł II
„Złodzieje czasu” dlaczego brakuje nam czasu na zadania? 

• Definicja złodziei czasu
• Wpływ na efektywność pracy menedżera i zespołu
• Metody identyfikacji złodziei czasu
• Zewnętrzne złodzieje czasu
• Wewnętrzne złodzieje czasu
• Złudzenie wielozadaniowości
• Identyfikacja osobistych złodziei czasu

Złodzieje czasu to wszystkie czynniki, które pochłaniają naszą energię i uwagę, nie przynosząc proporcjonalnych efektów. Mają one ogromny wpływ na efektywność pracy menedżera i zespołu, ponieważ zaburzają realizację priorytetów i powodują opóźnienia w projektach. Aby skutecznie nad nimi panować, potrzebne są metody identyfikacji złodziei czasu, takie jak analiza własnego dnia pracy, prowadzenie dziennika aktywności czy audyt czasu zespołu. Do kategorii zewnętrznych złodziei czasu należą m.in. niekończące się spotkania bez celu, nadmiar maili i telefonów czy częste przerwy spowodowane pytaniami współpracowników. Z kolei wewnętrzne złodzieje czasu to prokrastynacja, brak priorytetów, perfekcjonizm czy ciągłe uleganie rozpraszaczom, np. mediom społecznościowym. Częstym błędem jest także złudzenie wielozadaniowości, ponieważ multitasking w praktyce zmniejsza koncentrację i wydłuża czas realizacji każdego zadania. Dobrym przykładem jest menedżer, który równocześnie odpowiada na e-maile, rozmawia przez telefon i analizuje raport – w efekcie traci więcej czasu, niż gdyby robił to sekwencyjnie. Kluczem do poprawy jest identyfikacja osobistych złodziei czasu, np. przez wskazanie momentów dnia, w których spada koncentracja i najczęściej pojawiają się rozproszenia. Pomocne są tutaj metody takie jak macierz Eisenhowera, która rozdziela zadania pilne i ważne, czy zasada Pareto 80/20, pozwalająca skoncentrować się na działaniach dających największe efekty. Warto pamiętać także o prawie Parkinsona, które mówi, że praca rozciąga się na cały dostępny czas – dlatego tak istotne jest stawianie sobie realistycznych, ale zdecydowanych terminów. W praktyce oznacza to np. skracanie spotkań z godziny do 30 minut i przygotowywanie jasnej agendy. Eliminacja złodziei czasu nie tylko zwiększa

Moduł III
Planowanie strategiczne, operacyjne i zadania  

• Planowanie jako narzędzie zarządzania czasem
• Czym różni się planowanie strategiczne i operacyjne ?
• Określanie priorytetów strategicznych
• Przekładanie celów strategicznych na plany operacyjne
• Planowanie zadaniowe jako codzienny nawyk
• Narzędzia zarządzania czasem w planowaniu
• Zasada Pareto 80/20 w planowaniu
• Elastyczność i rezerwy czasowe – planowanie buforów, metoda 60/20/20

Planowanie jako narzędzie zarządzania czasem pozwala świadomie kształtować harmonogram pracy i unikać chaosu w realizacji zadań. Warto rozumieć, czym różni się planowanie strategiczne i operacyjne, ponieważ pierwsze koncentruje się na wizji i długofalowych celach, a drugie na ich praktycznym wdrożeniu. Kluczowe znaczenie ma określanie priorytetów strategicznych, które pozwalają wybrać działania najbardziej wpływające na efektywność. Istotnym elementem jest także przekładanie celów strategicznych na plany operacyjne (strategiczna karta wyników), aby wizja nie pozostała jedynie na papierze. Skuteczność w codziennej pracy buduje planowanie zadaniowe jako codzienny nawyk, które pozwala rozbijać duże cele na mniejsze, łatwiejsze do wykonania kroki. W tym procesie warto wykorzystywać narzędzia zarządzania czasem w planowaniu, takie jak macierz Eisenhowera, metoda ABC czy technika ALPEN. Szczególne znaczenie ma także zasada Pareto 80/20 w planowaniu, która pomaga koncentrować się na zadaniach dających największe rezultaty. Każdy plan powinien jednak uwzględniać elastyczność i rezerwy czasowe, ponieważ nieprzewidziane zdarzenia są naturalną częścią dnia pracy. Pomaga w tym planowanie buforów oraz metoda 60/20/20, która uczy właściwego rozkładu energii i czasu w ciągu dnia. Dzięki temu harmonogram staje się realistyczny, a nie przeładowany zadaniami.

Moduł IV
Macierz Eisenhowera w praktyce 

• Wprowadzenie do macierzy Eisenhowera
• Ćwiartka I – zadania pilne i ważne
• Jak zarządzać kryzysami i terminami
• Jak stosować zasadę Parkinsona do skracania czasu realizacji
• Ćwiartka II – zadania ważne, ale niepilne
• Rola planowania strategicznego
• Wykorzystanie zasady Pareto 80/20 i metody SMART/ER
• Ćwiartka III – zadania pilne, ale nieważne
• Delegowanie obowiązków, asertywność w przyjmowaniu zadań
• Unikanie mikrozarządzania
• Ćwiartka IV – zadania niepilne i nieważne
• Identyfikacja „złodziei czasu”, eliminowanie prokrastynacji
• Macierz Eisenhowera a inne metody planowania
• Technika ALPEN, metoda ABC

Wprowadzenie do macierzy Eisenhowera pozwala menedżerom i pracownikom zrozumieć, jak klasyfikować zadania według ich ważności i pilności, co ułatwia efektywne zarządzanie czasem. Ćwiartka I – zadania pilne i ważne obejmuje sytuacje kryzysowe i terminy, które wymagają natychmiastowej reakcji. W takich przypadkach kluczowe jest zarządzanie kryzysami i terminami, aby uniknąć chaosu i przeciążenia zespołu. Z pomocą przychodzi także zasada Parkinsona, pozwalająca skracać czas realizacji zadań poprzez wyznaczanie konkretnych, ograniczonych terminów. Ćwiartka II – zadania ważne, ale niepilne to działania strategiczne, które wspierają rozwój i długofalowe cele organizacji. W tym obszarze niezwykle istotna jest rola planowania strategicznego oraz wykorzystywanie narzędzi takich jak zasada Pareto 80/20 i metoda SMART/ER, które pomagają koncentrować się na kluczowych zadaniach. Ćwiartka III – zadania pilne, ale nieważne obejmuje obowiązki, które można delegować lub ograniczać. W tym kontekście niezwykle ważne są delegowanie obowiązków i asertywność w przyjmowaniu zadań, aby uniknąć przeciążenia i straty czasu. Unikanie mikrozarządzania pozwala menedżerowi skoncentrować się na zadaniach strategicznych i nie tracić energii na drobne szczegóły. Ćwiartka IV – zadania niepilne i nieważne to obszar, w którym często pojawiają się „złodzieje czasu” i prokrastynacja, wymagające eliminowania lub minimalizowania. Macierz Eisenhowera a inne metody planowania umożliwia połączenie klasyfikacji zadań z narzędziami takimi jak technika ALPEN czy metoda ABC, zwiększając efektywność codziennego harmonogramu. do codziennej praktyki prowadzi do lepszego zarządzania czasem zarówno indywidualnie, jak i zespołowo.

Moduł V
Inne metody optymalizacji pracy w czasie  

• Technika ALPEN – planowanie dnia pracy w pięciu krokach
• Metoda ABC – klasyfikacja zadań według priorytetu
• Zasada Pareto 80/20
• Metoda SMART/ER
• Technika Pomodoro
• Mind-mapping w planowaniu zadań
• Systemy MBO i kultura pracy zespołowej

Technika ALPEN jest skutecznym narzędziem do planowania dnia pracy w pięciu krokach, obejmujących zadania, czas ich realizacji, przerwy, rezerwy czasowe oraz kontrolę wykonania. Dzięki niej menedżerowie i pracownicy mogą tworzyć realistyczne harmonogramy i unikać przeciążenia. Metoda ABC pozwala klasyfikować zadania według priorytetu – A dla najważniejszych, B dla średnio istotnych i C dla najmniej istotnych działań, co ułatwia koncentrację na tym, co naprawdę kluczowe. Stosowanie zasady Pareto 80/20 pozwala zidentyfikować te 20% zadań, które przynoszą 80% efektów, co zwiększa efektywność pracy i ogranicza straty czasu. Metoda SMART/ER umożliwia formułowanie celów specyficznych, mierzalnych, osiągalnych, realistycznych i terminowych, a dodatkowo wprowadza etap ewaluacji i rewizji, wspierając ciągłe doskonalenie. Technika Pomodoro dzieli pracę na krótkie bloki czasowe, np. 25 minut pracy i 5 minut przerwy, co zwiększa koncentrację i redukuje prokrastynację. Mind-mapping w planowaniu zadań pozwala wizualizować cele i powiązania między zadaniami, ułatwiając organizację i kreatywne podejście do pracy. Systematyczne stosowanie tych narzędzi pomaga menedżerom w lepszym zarządzaniu czasem zespołu i własnym. Systemy MBO i kultura pracy zespołowej wspierają wyznaczanie celów, monitorowanie wyników i motywowanie pracowników, co przekłada się na efektywne wykorzystanie czasu. Łączenie metod takich jak ALPEN, ABC i Pomodoro daje możliwość skutecznego planowania dnia i tygodnia pracy. W praktyce oznacza to redukcję stresu, lepszą koncentrację i wyższą produktywność zarówno indywidualną, jak i zespołową.

Moduł VI
Mentoring w optymalizacji efektywności pracy w czasie  

• Rola eksperta i mentora – rozwój kompetencji zarządzania czasem
• Mentoring indywidualny dla pracowników
• Analiza stylu pracy, identyfikacja złodziei
• Mentoring zespołowy – kształtowanie kultury efektywności
• Mentoring dla menedżerów
• Wdrożenie i praktyka metod optymalizacji pracy w czasie
• Umiejętności delegowania, asertywności

Rola eksperta i mentora w procesie optymalizacji czasu jest kluczowa, ponieważ doświadczenie i wiedza starszych pracowników wspiera rozwój kompetencji zarządzania czasem w organizacji. Mentoring indywidualny dla pracowników pozwala na dostosowanie metod pracy do ich stylu oraz identyfikację osobistych złodziei czasu. Poprzez analizę stylu pracy i identyfikację przeszkód, mentor może wskazać konkretne narzędzia i techniki zwiększające efektywność. Mentoring zespołowy pomaga w kształtowaniu kultury efektywności, wzmacnia współpracę i świadomość priorytetów w grupie. W przypadku menedżerów, mentoring dla menedżerów rozwija umiejętności strategicznego planowania, delegowania zadań i zarządzania własnym czasem. Mentor wspiera również wdrożenie i praktykę metod optymalizacji pracy w czasie, takich jak macierz Eisenhowera, technika ALPEN czy metoda Pomodoro. Umiejętność delegowania zadań jest kluczowa, aby menedżer mógł skupić się na zadaniach strategicznych. Asertywność w przyjmowaniu obowiązków pozwala unikać przeciążenia i wielozadaniowości, które obniżają efektywność. Mentor może prowadzić sesje refleksji nad postępami, pomagając w utrwalaniu pozytywnych nawyków czasowych. Regularne konsultacje z ekspertem umożliwiają monitorowanie rezultatów i modyfikowanie strategii pracy. Dzięki mentoringowi pracownicy zyskują lepszą organizację dnia i większą świadomość własnego potencjału

Tematy usług  powiązane z zarządzaniem czasem i MBO

Usługi Doradcze – Projektowe

• Po ukończonym szkoleniu z zakresu efektywnego zarządzania czasem proponujemy rozszerzenie współpracy o projektowanie premiowania i nagradzanie, które pozwoli wzmocnić motywację pracowników i przełożyć ją na wzrost produktywności.
• Aby jeszcze skuteczniej wspierać rozwój kompetencji uczestników szkolenia, zachęcamy do skorzystania z oferty mentoring kariery, umożliwiającego budowanie długofalowych ścieżek rozwoju zawodowego.
• W ramach kontynuacji działań podnoszących efektywność menedżerów proponujemy mentoring dla menedżerów, skoncentrowany na praktycznym wykorzystaniu narzędzi planowania i delegowania zadań.
• la organizacji potrzebujących elastycznego i eksperckiego wsparcia w obszarze zarządzania personelem rekomendujemy usługę Interim HR Management, która ułatwi wdrażanie dobrych praktyk poznanych podczas szkolenia.
• Naturalnym uzupełnieniem zdobytej wiedzy może być projektowanie systemów MBO i KPI, wspierające kulturę pracy zespołowej oraz skuteczne monitorowanie realizacji celów strategicznych i operacyjnych.

Usługi Szkoleniowe

• W ramach pogłębiania kompetencji związanych z motywacją i efektywnością zapraszamy do udziału w programie akademia rozwoju i zaangażowania, który wzmacnia proaktywne postawy i odpowiedzialność pracowników.
• Naturalnym uzupełnieniem zdobytej wiedzy może być akademia przywództwa, ukierunkowana na rozwój umiejętności menedżerskich i skuteczne prowadzenie zespołów.
• Wspierając budowanie kultury otwartej komunikacji i wzajemnego feedbacku, zachęcamy do wdrożenia cyklu szkoleń z zakresu rozmowy rozwojowe, które wzmacniają relacje lider–pracownik.
• Proponujemy również warsztaty poświęcone zagadnieniu premiowanie i nagradzanie, pomagające projektować systemy zwiększające motywację i efektywność całych zespołów.
• Ważnym narzędziem w procesie podnoszenia jakości pracy może być szkolenie z zakresu ocena okresowa 360, umożliwiające spojrzenie na kompetencje i postawy pracowników z różnych perspektyw.
• Dla organizacji stawiających na długofalowe planowanie i mierzalne efekty szczególnie rekomendujemy szkolenie z  narzędzia strategicznej karty wyników, które łączy cele strategiczne z codziennymi działaniami pracowników.

Kontakt
porozmawiaj z Konsultantem

+48  515-803-244      Sebastian Trzaska 

• Ustalimy zakres potrzeb i cel projektu w Twojej Organizacji
• Przygotujemy ofertę audytową
• Doradzimy najlepsze rozwiązanie systemu
• Wycenimy projekt i ustalimy harmonogram prac