Nowoczesne delegowanie zadań w organizacji

Proces delegowania stosowany jest przez nas na co dzień w sposób świadomy lub zupełnie bez większego zastanawiania się. Wykonujemy go zarówno w pracy jak i w życiu prywatnym. Jak każdy proces może być realizowany bardziej lub mniej efektywnie.

Proces delegowania można przedstawić jako 8 poniżej opisanych kroków (działań),  które czynią go efektywnym i motywacyjnym.

Jeśli nie wiesz dokąd zmierzasz, jeśli nie wiesz co jest Twoim celem – nie ma większego znaczenia jak delegujesz
Na podstawie Alicji w Krainie Czarów – Rozmowa z Kotem

Na czym polega świadomy (zawodowy) proces delegowania zadań?

Jako Menedżer szanuj i dbaj o swoich ludzi   –  to oni  wykonują pracę, za którą Ty odpowiadasz

S Trzaska

Krok 1 – rozumienie przez osobę delegującą celu jaki ma zostać osiągnięty

• sam delegujący wie co ma zostać osiągnięte,
• rozumie cel – jego korzyści, znaczenie, ewentualne trudności, konieczne zasoby,
• rozumie konsekwencje wynikające z braku realizacji celu (dla siebie, zespołu, firmy),
• delegujący akceptuje cel, jest zmotywowany do jego realizacji (bardzo ważne dla dalszych kroków),
• przełożony – delegujący zadanie, cel – wie jak zadanie, cel zostanie zmierzone, sprawdzone,
• wie po czym pozna, że cel jest zrealizowany poprawnie lub jak zmierzy poziom realizacji prac w tym zakresie,
• jako cel możemy również rozumieć: zadanie, polecenie, proces, wskaźnik biznesowy, umowę, itp.

Krok 2 – osoba, zespół któremu zadanie jest delegowane

• wybór osoby, której kompetencje i wiedza są najlepsze w danej sytuacji do wykonania delegowanego zdania,
• wybór lub kompozycja nowego zespołu (powołanie zespołu) do realizacji danego zadania,
• ustalenie lidera aktualnego zespołu – lidera, który najlepiej poprowadzi zespół do realizacji danego zadania,
• wybór zespołu lub osoby, której zasoby czasowe pozwolą wykonać dane zadanie bez straty dla innych czynności, zadań, celów,
• delegowanie może być wykonane również do osoby lub zespołu, który uczy się, nabiera dopiero doświadczenia – osoba taka lub zespół nie ma zdolności poprawnej realizacji zadania – takie delegowanie jest jak najbardziej poprawne i pełni rolę rozwojową – ważne aby proces nadzorował i wspomagał odpowiedni mentor, coach, osoba, która zapewni poprawność zadania i efekt rozwojowy (ważne aby odbyło się to bez stresu i negatywnych emocji dla osoby lub zespołu uczącego się).

Krok 3 – zasoby konieczne do realizacji zadania, celu

• ten proces najlepiej przeprowadzić na poziomie partycypacji pracownika w planowaniu zadania – podnosi zaangażowanie, świadomość, motywację,
• przełożony może wspólnie z pracownikiem przeprowadzić proces planowania – ustalają wspólnie zasady i sposób realizacji zadania, biorąc pod uwagę jego spostrzeżenia, uwagi, propozycje (bywają niezwykle cenne),
• delegujący zadanie może ustalić zasoby i zaplanować pracę samodzielnie – wiele prostych zadań i czynności jest ustalanych bez konsultacji z pracownikiem nie ma takiej potrzeby,
• bywa, że mamy do czynienia z tzw. „zadaniami z góry”, zadania systemowe, narzucone – tu zazwyczaj jest małe pole do ustalania czegokolwiek poza organizacją pracy – bardzo istotne w takim przypadku dla powodzenia procesu delegowania będą: zaufanie i relacje z przełożonym oraz opisany poniżej proces komunikowania zadania i motywacji jaką lider zastosuje,
• ustalenie zasobów (najlepiej wspólnie z osobą, która ma wykonać zadanie, z zespołem), co jest konieczne do prawidłowego wykonania zadania,
• często podczas określania zasobów pojawia się element organizacji pracy – harmonogramowanie. Bywa, iż wykazuje konieczne poprawki w jednym z mało widocznych, ale niebywale ważnych zasobów – zasób czasu koniecznego na wykonanie zadania, części zadania, danej operacji lub czynności,
• w tym etapie, w procesie planowania jest wykorzystywanych szereg narzędzi i technik, które pomagają w prawidłowym oszacowaniu realności zadania i koniecznych zasobów do jego wykonania,
• najczęściej stosowane to: szereg technik kreatywnego myślenia, zasada S.M.A.R.T. lub bardziej rozwinięta S.M.A.R.T.E.R., zasada Pareto 20/80, 80/20, metoda ustalania priorytetów ABC, zasada – macierz Eisenhowera, prawo Parkinsona, Strategia planowania Walta Disney’a, coachingowa koncepcja diamentu kartezjańskiego, itp.
• bardziej zaawansowane to: analiza portfelowa, analiza SWOT, mapowanie procesów, metody strategiczne używane w koncepcji zrównoważonej karty wyników (BSC), analizy i prognozy controllingowe

Deleguj swoim podległym zadania i cele mądrze  – bo  to o co prosisz się  może się spełnić
S Trzaska

Krok 4 – komunikowanie zadania, celu – proces przekazania

• proces komunikowania powinien odbyć się wspólnie z krokiem 3 – czyli ustalanie zasobów, dobra komunikacja może go poprzedzać i przygotowywać do wspólnej pracy. Optymalnie jeśli zasady efektywnego komunikowania towarzyszą na każdym kroku procesu delegowania i innych czynności zarządczych,
• w procesie delegowania – ważna jest czytelność komunikacji, kompletność informacji, czas dostarczenia informacji, rozmowa – porozumienie stron, relacje – czyli zaufanie do delegującego, do lidera,
• nowoczesny lider opiera swoją skuteczność na efektywnej pracy zespołu – styl zarządzania partycypacyjny, delegujący,
• komunikacja w postaci: rozmowy, rozumienie członków zespołu, przewodzenie i motywowanie, kreowanie odpowiednich wartości organizacyjnych,
• kierujący jest otwarty na sugestie i propozycje pracownika, zespołu,
• kierujący wyciąga wnioski i doskonali proces na podstawie informacji od pracowników – chce ich słuchać

Krok 5 – nadzorowanie, pomiar, kontrola, ocena

• delegowanie zadań to określenie celu, zadania, odpowiedzialności i koniecznych uprawnień,
• każdy element powinien podlegać kontroli,
• delegowanie bez kontroli uniemożliwia ocenę poziomu realizacji zadania, ocenę efektywności zaangażowanych zasobów i metod. Jest konieczne do dokonywania niezbędnych korekt lub zmian, tak aby reagować na pojawiające się zmiany otoczenia lub przeszkody.
• kontrola wyników, pomiar – dalej odpowiednia analiza (np. analiza controllingowa), ocena i wnioskowanie, działanie w postaci korekt, zmian, szkoleń, ponownego planowania,

Krok 6 – wsparcie, przywództwo, mentoring

• nowoczesny menedżer kiedy deleguje zadania czyni siebie odpowiedzialnym nie za zadanie – to jest odpowiedzialność pracownika lub zespołu. Menedżer odpowiada za proces delegowania (cele, komunikacja, motywacja, wsparcie),
• podczas procesu menedżer wspiera poprzez aktywne swoje postawy: zainteresowanie zadaniem, zaangażowanie w jego realizację (nie mylić z wykonywaniem pracy za pracownika), pozytywnymi opiniami i podejściem do zadania, motywacją i uznaniem dobrej pracy podczas realizacji zadania,
• mentoring – coraz częściej nowy pracownik jest włączany od razu do zespołu i uczestniczy w realizacji złożonych zadań – to daje bardzo szybkie i widoczne efekty. W takim przypadku potrzebny jest mentoring dla pracownika. Bywa, że są to po prostu szkolenia – również w porządku. Mentoring jest obecnie bardzo promowany z uwagi na szybie efekty pracy pracownika i zespołu. Mentoring wymaga doskonałych umiejętności menedżerskich szczególnie w zakresie psychologii kreowania relacji, motywacji i komunikacji,
• doskonałą formą wsparcia jest coaching (już szeroko stosowany) – pomaga w ustalaniu celów, sposobów realizacji, a przede wszystkim w budowaniu i rozumieniu relacji i tworzeniu motywacji,

Krok 7 – motywacja, uznanie

• jak każdy proces, również delegowanie powinno kończyć się pozytywnym wzmocnieniem,
• do takich wzmocnień zaliczymy: uznanie dla pracownika, procesy i inwestycje rozwojowe, korzyści w organizacji jego pracy, korzyści zawodowe – np. awans, udział w kolejnym projekcie, pochwałę, motywację materialną w tym oczywiście również finansową,
• pojawia się sprzężenie zwrotne – dobra praca – korzyści dla mnie. Oczywiście wiele osób ma inne motywatory, które dają im energię do efektywnej pracy. Wielu jednak z nas potrzebuje uznania i zauważenia naszej pracy,
• motywacja negatywna: np. bark premii, brak awansu, brak wyróżnienia – jako coś w rodzaju kary za niewykonanie zadania, celu. Jeśli jest stosowane jako kara dla wyróżnienia negatywnego – działa bardzo źle i negatywnie. Niszczy relacje, motywację i zaufanie. Należy pamiętać, iż kara jest dyscyplinująca a nie motywująca,

Krok 8 – rozwój zespołu i przywództwa

• wiele organizacji po zakończonych projektach, dużych zadaniach, po okresach rozliczeniowych – np. miesięcznych, kwartalnych, rocznych – robi spotkania w zakresie doskonalenia pracy zespołu i pracy lidera,
• działamy w takim przypadku na zasadzie – Pokazuj -> Narzekaj ->Rozwiązuj,
• ten etap wymaga zaufania i zdolności do prowadzenia efektywnych sporów (więcej w tematach – praca zespołów, dysfunkcje zespołowe).

Autor i opracowanie  materiału:  Sebastian Trzaska