Kwalifikacje menedżera zarządzającego w MBO

• Co powinien wiedzieć menedżer o MBO ?
• Czym są cele i zadania w MBO ?
• Jakie predyspozycje są konieczne w  MBO?
• Techniki zarządzania i przywództwo w MBO

Co to jest MBO?

MBO, czyli Management by Objectives –  Zarządzanie Według Celów lub częściej nazywane jako Zarządzanie Przez Cele , to podejście do zarządzania, które skupia się na określaniu i realizacji celów w organizacji wg określonych zasad i filozofii  zarządzania

MBO  jest metodą zarządzania, sposobem zarządzania  pozwalającym  na współuczestniczenie pracowników w procesie wyznaczania zadań,  omawiania sposobu ich realizacji partycypacji w odpowiedzialności za wspólny wynik. MBO to system który nie koncentruje się wyłącznie na delegowaniu i ocenie zadania ale na stworzeniu odpowiednich motywacyjnych warunków współpracy całego zespołu. Kluczową rolę odegra tu osoba przełożonego sposób komunikacji oraz towarzyszące systemy motywacyjne.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w tym temacie – zobacz nasze oferty

menedżera, doradcy, trenera, diagnosty, coacha
powiązane z tym wpisem oferty naszej grupy doradców i trenerów

Kwalifikacje menedżera zarządzającego w MBO

Rozumienie koncepcji MBO

Nowoczesny menedżer powinien rozumieć koncepcje zarządzania przez cele. Rozumieć jej zasady korzyści jakie dla  organizacji, korzyści jakie płyną dla osoby zarządzającej, w jaki sposób wpływa to na pracownika. Przełożony również musi zdawać sobie sprawę iż zarządzanie przez cele MBO w pierwszej fazie wdrażania tej koncepcji będzie wymagało od niego więcej wysiłku w zakresie rozwoju umiejętności menedżerskich, szczególności umiejętności zarządzania analizy bycia elastycznym i nowoczesnego podejścia do przywództwa.

Rekomendowanym rozwiązaniem w tym zakresie są: zaangażowanie menedżerów do opracowania koncepcji systemu zarządzania przez cele MBO, prawdziwe intencje zarządu i osób zarządzających w zakresie wdrożenia takiego systemu – tak aby nie było sprzeczności pomiędzy systemem zarządzania na najwyższym szczeblu a oczekiwaniem systemu MBO na szczeblach średnich. Chodzi o sytuacje w której szczebel strategiczny deleguje dyrektywnie  a od szczebla operacyjnego wymagane jest elastyczne zarządzanie i praca w systemie MBO. Z taką sytuacją szczególnie trudno jest zarządzać w obszarze personalnym i motywacyjnym.

Dobrym rozwiązaniem są szkolenia – szkolenia realizowane w postaci Akademii o regularnych spotkaniach. Jednym z elementów szkoleń wspomagających rozumienie korzyści z systemu MBO  są różnego rodzaju gry strategiczne w których menedżerowie w sposób praktyczny mogą zrozumieć na czym ten system polega, jak zadziałają różne podejścia w zakresie komunikacji, jak zadziałają różnego rodzaju systemy motywacyjne.

Zgodność wartości, postaw Organizacyjnych

Każda organizacja w sposób formalny lub nieformalny posiada system wartości. Nawet jeżeli te wartości nie są spisane nie są zdefiniowane to istnieje coś takiego co potocznie nazywane jest DNA organizacji. Są to zwyczaje, tradycje, przyzwyczajenia pracowników i menedżerów, wypróbowane sprawdzone metody, techniki zarządzania które są oceniane jako skuteczne.

Istnieje szereg wartości, postaw i zachowań, które wspierają system MBO. Są również takie które będą w sprzeczności z kluczowymi zasadami systemu MBO, co utrudnia jego funkcjonowanie, może obniżyć motywację samego pracownika, nawet doprowadzając do jego odejścia z tej organizacji.

Wartości wspierające to: współpraca, elastyczność w działaniu, zaangażowanie i inicjatywa, dzielenie się wiedzą, praca w zespole.

Obecnie HR w procesie rekrutacji lub w procesie rozmów rozwojowych posiada odpowiednie narzędzia pozwalające na sprawdzenie jakie są wartości istotne dla danego menadżera oraz jakie posiada naturalne predyspozycje osobowe, preferencje stylów zarządzania, preferencje komunikacji i motywacji, jaką rolę naturalnie przyjmuje w zespole. Takie informacje po pierwsze pozwalają na podjęcie decyzji o zatrudnieniu takiego menadżera na danym stanowisku pracy oraz pozwalają na podjęcie odpowiedniego planu rozwoju menedżerskiego takiego osoby. Szczególnie dotyczy to menedżerów którzy mają świetne kwalifikacje merytoryczne, posiadają bardzo dobre predyspozycje analityczne, potrafią myśleć i działać strategicznie a obszar wymagający doskonalenia może dotyczyć komunikacji, psychologii motywacji, pracy z zespołem, pracy z różnymi pokoleniami, znalezienia się w sytuacji różnorodności wartości osób w danym zespole.

Rozumienie swoich celów

Aby móc delegować zadania i zarządzać przez cele w pierwszej kolejności należy rozumieć cele jakie są oczekiwane ode mnie. Mówimy o tym w jaki sposób menedżer rozumie cele zadania jakie są powierzane jemu, jemu podległe mu obszarowi. Jak te cele mierzone – tu mam na myśli system pomiaru, mierniki, wskaźnik jej efektywności, w przypadku kadry menedżerskiej bardzo często będą to kluczowe wskaźniki efektywności KPI, oczekiwane wartości tych wskaźników, rozumienie czynników wpływających na osiągnięcie odpowiednich wartości, rozumienie procesów które będą wpływały na  realizację danych zadań, umiejętności analityczne pozwalające na ocenę czynników zewnętrznych i wewnętrznych które wpłyną na realizację zadania lub celu.

Jeśli menedżer prawidłowo rozumie swoje cele, jeśli potrafi je odpowiednio przyjąć i są one jemu prawidłowo delegowane to może przystąpić do delegowania zadań swojemu zespołowi. Tu ważna uwaga do wielu menedżerów- często uważamy że proces delegowania i zarządzania przez cele to ten fragment delegowania pomiędzy menedżerem a pracownikiem. To nie jest prawda. Proces delegowania i zarządzania przez cele rozpoczyna się już na szczeblu strategicznym. Na poziomie właściciela określenia odpowiednich celów dla zarządu, dalej określenia odpowiednich celów wskaźników wynikających  z przyjętej strategii dla szczebla menedżerów zarządzania strategicznego. Tutaj również istotne jest aby cele były definiowane w sposób uzgodniony, istotna jest partycypacja menedżerów ustalaniu celów, wręcz nawet jest wskazana partycypacja menedżerów aby to oni określali dokonywali odpowiedniej analizy i proponowali sposób realizacji celów które zarząd może zaopiniować przyjąć.

Umiejętność formułowania zadań  i ich delegowania

Umiejętność delegowania zadań myślę że jest to podstawowa umiejętność menedżerska. Obecnie wielu specjalistów uważa iż następuje inne zjawisko polegające na uprawnieniu pracowników do działania do proponowania działań, zadań, celów które przełożone zatwierdza. Tak jest to filozofia spójna zrozumieniem tak zwanych turkusowych organizacji i  nowoczesnego zarządzania opartego o elastyczne postawy i zachowania niemniej jednak nadal jest tu proces delegowania. Cel został wypracowany przez pracownika lub zespół została dokonana analiza mamy identyfikację i motywacje niemniej jednak rola przełożonego nadal jest istotna zakresie omówienia tego celu przewodzenia realizacji dla tego celu. Współczesny proces delegowania w nowoczesnych organizacjach przypomina prace dyrygenta w orkiestrze. Dyrygent sam z siebie nie gra ale zapewnia harmonię i spójność gry poszczególnych członków orkiestry. Taki proces również jest delegowanie opartym o przewodzenie i odpowiednią motywację.

W zakresie podstawowych umiejętności delegowania należy wskazać: umiejętność określenia celu, zadania, po pisania ich w czytelny sposób, opisania systemu miar tego celu, czyli po czym poznamy że cel został osiągnięty, określenia tego celu w czasie – jaki jest wymagany termin, jaki jest możliwy czas realizacji. Podczas delegowania warto również omówić możliwe warianty realizacji, możliwe trudności i spodziewane działania w ramach ich wystąpienia, możliwe okazje i również spodziewane działania w zakresie ich wystąpienia. Techniką pomagającą w delegowaną jest zasada SMART.

Nowoczesne delegowanie wymaga odpowiedniej komunikacji oraz systemu motywacyjnego. Samookreślenie zadania czytelne jego podanie oraz podanie wymagań w tym zakresie nie będzie tak skuteczna jak podanie zadania oraz opisanie motywacji na jaką może liczyć pracownik przy jego realizacji a dodatkowo wsparcie pracownika zachęcenie tego pracownika budowanie u niego zaangażowania.

Umiejętności komunikacji, motywacji, psychologii motywacji

Myślę że czytając ten wpis zauważamy iż nowoczesne systemy zarządzania przez cele  wymagają od menedżera szeregu umiejętności miękkich. Jedną z takich umiejętności która będzie miała odzwierciedlenie w wielu aspektach motywowania pracownika jest komunikacja oraz podstawowa wiedza w zakresie psychologii motywacji, rozumienia emocji i zarządzania tymi emocjami, zdolność zadawania pytań, umiejętność odczytywania potrzeb innych osób. Komunikacja interpersonalna to podstawowa umiejętność delegowaniu. Jeśli komunikacja nie funkcjonuje prawidłowo cel nie zostanie zrozumiany lub prawidłowo przekazany a co za tym idzie prawdopodobnie również niewykonane. Kolejną ważną umiejętnością delegowaniu jest umiejętność angażowania i motywowania pracowników. Zakładamy że komunikacja była poprawna pracownik rozumie co ma wykonać- ale może to wykonać z mniejszym lub większym zaangażowaniem. Może bardziej poczuć się współautorem danego zadania.

W tym zakresie wsparcie może przyjść od strony HR-u. Są to badania osobowości, badania stylu zarządzania, badania stylów komunikacji, motywacji, zaangażowania, predyspozycji, inteligencji emocjonalnej. Jeśli jako członkowie jednego zespołu potrafimy rozumieć nasze potrzeby, rozumieć nasze orientacje zakresie analitycznym, pracy zespołowej, koncentracji na wynikach – jesteśmy w stanie odpowiednio się ze sobą komunikować, rozumieć siebie nawzajem a co za tym idzie niwelować konflikt i nieporozumienia w zespole.

Zdolności analityczne, planistyczne, organizacyjne

Proces zarządzania przez cele MBO to znaczącej mierze działanie analityczne oparte na identyfikacji danych wynikających z pomiaru realizacji danych zadań i procesów, umiejętności tworzenia odpowiednich wskaźników efektywności, umiejętności ich interpretacji i analizy w czasie, wyciągania wniosków oraz procesów doskonalenia. Menedżer pracujący w systemie zarządzania przez cele MBO powinien potrafić dokonać odpowiedniej analizy, wykonać analizy wariantowe, przeprowadzić proces planistyczny, określić cele, określić kamienie milowe, określić wskaźniki opisujące dane cele, umieć korzystać z podstawowej wiedzy finansowej i controllingowej.

Na niewiele przyda się umiejętność delegowania, oraz bardzo ważna psychologia motywacji jeśli nie będziemy prawidłowo rozumieć sytuacji ekonomiczno finansowej, nie będziemy rozumieć czynników wpływających na nasze procesy cele i zadania.

Znajomość technik i zasad procesu zarządzania

Omawiając systemy zarządzania przez cele MBO Należy wyraźnie rozróżnić techniki zarządzania-nazwałbym je twardymi technikami identyfikacji celów i sposobów ich realizacji od technik miękkich związanych z psychologią zarządzania, bycia liderem, przywództwa w zespole.

Techniki zarządzania to podstawa. Jeżeli prawidłowo nie określimy celu to nasza motywacja zaangażowanie i doskonała kultura organizacyjna nie zaprowadzą nas w to miejsce do którego chcieliśmy zmierzać. Podstawowa wiedza o procesie zarządzania powinna dotyczyć: umiejętności analizy i planowania, umiejętności organizacji pracy, umiejętności koordynacji zadań i procesów, umiejętności komunikacji i motywacji, kontroli i oceny pracy, zdolności analizy doskonalenia i wprowadzania korekt.

Liderstwo  i przywództwo

Powyżej mamy zdefiniowane twarde umiejętności menedżera które w niektórych przypadkach mogłyby być zastąpione przez menedżera wyższego szczebla na przykład dyrektora członka zarządu. Zastąpienie umiejętności miękkich zakresie liderowania, przywództwa, bycia autorytetem w zespole nie jest możliwe przez wyższy szczebel. Wręcz odwrotnie jeśli menedżer nie posiada takich umiejętności a są one obserwowane u innych menedżerów tym bardziej będzie pogłębiało się niezadowolenie zespołu i będzie widoczna dysfunkcja tych umiejętności. Są to umiejętności które w dość łatwy sposób można się nauczyć. Dzisiaj wielu menedżerów bez względu na to jakie umiejętności posiada są kierowani na szkolenia właśnie w zakresie komunikacji personalnej, motywacji, rozwiązywania konfliktów, umiejętności rozpoznawania emocji, stylów osobowości, itp.  Tego typu szkolenia mają za zadanie ujednolicenie kwalifikacji i umiejętności zespołów menedżerskich które wspólnie razem zarządzają przez cele MBO. To bardzo ważne gdyż brak umiejętności w tym zakresie u jednego lub części członków kadry menedżerskiej będzie obniżał efektywność całego systemu.

Elastyczne podejście do Zarządzania

na końcu kilka słów na temat elastyczności, podejścia do zarządzania, otwartości na zmiany. Doskonale zdajemy sobie sprawę że żyjemy w czasie kiedy otaczający nas świat ulega bardzo szybkim zmianom. Nie ma sensu ani potrzeby z nimi walczyć. Wręcz odwrotnie należy się do nich dostosować i wykorzystywać je jako szansę. Tak może dziać się w przypadku zaplanowanych celów i zadań, gdzie zmiany otoczenia i czynników zewnętrznych mogą tak szybko następować na przykład w przeciągu jednego roku że menedżer będzie zmuszony do zmian strategii lub planów działania. Bywa tak niż kilka lat temu realizowaliśmy dany proces zupełnie inaczej, dzisiaj realizujemy go inaczej z uwagi również na predyspozycje i potrzeby członków zespołu. Umiejętność elastycznego podchodzenia do problemu, do realizacji celów zadań, poszukiwania innych innowacyjnych możliwości to również ważna umiejętność menadżerska. Ta umiejętność zasadniczo jest wrodzona i wiąże się z naturalną kreatywnością i inicjatywą. Dobra wiadomość dla innych menedżerów to taka że można się tego również nauczyć na szkoleniach zakresie kreatywności działania elastycznego. Doskonale w tym pomagają szkolenia oparte na warsztatach grach menedżerskich. Systemy edukacyjne zaprojektowana jako ciągłe uczenie się a nie jednorazowe szkolenia.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w tym temacie – zobacz nasze oferty

menedżera, doradcy, trenera, diagnosty, coacha
powiązane z tym wpisem oferty naszej grupy doradców i trenerów

autor: Sebastian Trzaska

Kontakt
porozmawiaj z Konsultantem

Napisz do nas
Zadzwoń +48 515-803-244

Inne powiązane wpisy:

• • 7 kluczowych czynników sukcesu w systemach MBO
  • Jak stosować S.M.A.R.T. (E.R.)
  • Premia zadaniowa – zasady i trendy w motywacji placowej
  • Nowoczesne delegowanie zadań w organizacji
  • Tabela płac zasadniczych – zasady budowy
  • Strategia i polityka wynagradzania
  • Feedback 360 a zarządzanie KPI
  • Jak działa feedback 360 Competence Navigator