7 kluczowych czynników sukcesu w systemach MBO

• Co to jest MBO?
• Jak określić i delegować zadania w MBO ?
• Jak komunikować i uzgadniać cele w MBO ?
• Jak motywować i angażować w MBO?
• Jakie kwalifikacje powinien mieć Manager ?

Co to jest MBO?

MBO, czyli Management by Objectives –  Zarządzanie Według Celów lub częściej nazywane jako Zarządzanie Przez Cele , to podejście do zarządzania, które skupia się na określaniu i realizacji celów w organizacji wg określonych zasad i filozofii  zarządzania

MBO  jest metodą zarządzania, sposobem zarządzania  pozwalającym  na współuczestniczenie pracowników w procesie wyznaczania zadań,  omawiania sposobu ich realizacji partycypacji w odpowiedzialności za wspólny wynik. MBO to system który nie koncentruje się wyłącznie na delegowaniu i ocenie zadania ale na stworzeniu odpowiednich motywacyjnych warunków współpracy całego zespołu. Kluczową rolę odegra tu osoba przełożonego sposób komunikacji oraz towarzyszące systemy motywacyjne.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w tym temacie – zobacz nasze oferty

menedżera, doradcy, trenera, diagnosty, coacha
powiązane z tym wpisem oferty naszej grupy doradców i trenerów

Na czym polega współczesne   MBO ?
Zarządzanie Przez Cele

1/ Określ cel  

To wydaje się oczywiste, ale musisz określić najpierw cel oraz wskaźniki ( sposób zmierzenia stopnia jego realizacji tego celu). Jeśli cel lub zadanie jest Tobie delegowane – również musisz określić możliwie jednoznacznie sposób oceny stopnia realizacji celu. Cel lub zadanie może mieć wiele wskaźników oceniających.

Ustalanie celów określonych w MBO powinno być  zgodne z celami organizacji. Cele takie powinny wynikać ze strategii firmy następnie powinny być określone przez kluczowe wskaźniki efektywności na poziomie strategicznym, gdzie dalej są delegowane na wskaźniki operacyjne dla poszczególnych komórek organizacyjnych i pionów, a tam będą dzielone na zadania dla poszczególnych pracowników.  Definiowanie zadań nie wyklucza pomiaru wskaźnik owego pomiaru indywidualnego oraz pomiaru zespołowego efektywności realizacji danego celu.

Jak określić prawidłowo cel?

Rekomendowanym sposobem jest metoda SMART. Opisz szczegółowo swój cel, ma być efektem końcowym (S). Ustal sposób zmierzenia realizacji tego celu (M). Cel jaki  definiujesz, który będziesz delegował powinien być ambitny na miarę kwalifikacji i oczekiwań danego stanowiska pracy (A). Każdy cel który chcemy delegować czy zadanie aby pracownik chciał je realizować i miał do tego motywacje musi być realistyczne do wykonania (R).  Tu warto zaznaczyć że realistyczne dla pracownika. Każde zadanie cel poprawnym delegowaniu ma określony termin realizacji lub czas jaki chcemy poświęcić na jego wykonanie (T).  Metoda wyznaczania celów SMART jest podstawą procesu delegowania a dalej motywacji i oceny pracowników. Systemy MBO głównie opierają się na poprawnym i motywacyjnym delegowaniu i komunikowaniu zadań pracownikowi.

2/ Uzgodnij cel

Proces uzgadniania celu rozpoczyna się od jego określenia i podania do informacji pracowników. W rozmowie, która może przybrać również formę negocjacji cel jest omawiany zakresie koniecznych zasobów do jego realizacji możliwości jakie daje organizacja oraz możliwości jakie posiada pracownik w tym zakresie. Powinno zostać omówione czy cel jest realistyczny i możliwy do wykonania na poziomie założonych wskaźników. W procesie uzgadniania celu również mogą być brane pod uwagę warianty jego realizacji zależne od czynników zewnętrznych. Może to być wariant optymistyczny pesymistyczny i realistyczny wykonania danego celu. Zazwyczaj mamy to opisane w poziomach wykonania mierzone go przez dany wskaźnik. Proces uzgadniania celów to również określenie systemu motywacyjnego, często jest to wartość premii lub nagrody motywacyjnej za realizację określonych poziomów zadania. Istotnym elementem systemu MBO  jest właśnie proces uzgadniania rozmowy. MBO wyklucza dyrektywne przekazywanie i rozliczanie zadań.

Jak uzgodnić cel?

Dobrym sposobem uzgadniania celów,  nie stawiania ich w sposób dyrektywny jest wspólne omówienie celu sposobu jego realizacji z pracownikiem. Często przełożony w ramach procesu MBO oddaje inicjatywę pracownikowi określając cel w sposób dość ogólny tym samym prosząc go o skonkretyzowanie i uzasadnienie poziomu realizacji danego celu. Takie działanie daje lepszą motywację i identyfikację pracownika z celem. Oczywiście ten sam proces będzie dotyczył zespołów grup projektowych czy grup kadry menedżerskiej.

3/ Zaplanuj realizację celu

Zanim przystąpimy do działania rozsądnym jest zaplanowanie i przeanalizowanie wariantów sposobu realizacji danego celu. Proces planowania to między innymi  ustalenie chronologicznej listy działań koniecznych do wykonania przy realizacji danego celu. Ustalone działania powinny mieć również swoje priorytety ważności. Proces planowania w pierwszej jego fazie dotyczy analizy. Zasadniczo ta analiza powinna być już wykonana na etapie formułowania celu ale często kiedy uzgadniamy cel z pracownikiem również dokonujemy wspólnej analizy posiadanych zasobów możliwości potencjalnych trudności, osób koniecznych do współpracy. Proces planowania to również wyznaczenie osób odpowiedzialnych za realizację danego celu. Dobrze zaplanowany proces realizacji celu pozwoli nam w późniejszym czasie na przeanalizowanie efektywności naszych działań a co za tym idzie wprowadzenie odpowiednich korekt.

Jak zaplanować cel i sposób działania ?

Na początku mamy ogólnie określony cel. Kolejnym krokiem jest wykonanie analizy otoczenia. Możemy się posłużyć modelem który proponuje nam analiza SWOT. Zatem dokonamy analizy szans i zagrożeń czyli czynników zewnętrznych niezależnych od wykonawcy realizatora celu. Co może nam zagrażać jak powinniśmy być przygotowani na pojawienie się ewentualnych trudności. Jakie mogą się pojawić okazje i w jaki sposób powinniśmy być przygotowani aby je wykorzystać. Kolejnym krokiem który sugeruje nam analiza SWOT to wykonanie analizy czynników wewnętrznych w tym wypadku będzie to mocne i słabe strony pracownika lub zespołu któremu powierzone zostaje cel. Takimi mocnymi lub słabymi stronami mogą być kwalifikacje, doświadczenie zespołu, jego motywacja.

Po wykonaniu analizy określamy efekt końcowy realizacji danego celu. Po czym poznamy że cel został zrealizowany. W działaniach biznesowych nie możemy się opierać na intuicji i ogólnym zadowoleniu. Opieramy się zazwyczaj na jasno identyfikowalnych wskaźnikach mierzących efektywność realizacji danego celu. Mogą to być wskaźniki na przykład efektywności wydajności skuteczności mogą dotyczyć kosztów przychodów poziomu zaangażowania jakości i tym podobne. Określenie efektu końcowego pozwoli nam na zbudowanie harmonogramu czyli działań koniecznych do wykonania danego celu rozłożonych w czasie od punktu wyjścia do daty na którą określiliśmy realizację danego celu. Takie działanie nazywamy ustalaniem harmonogramu i stawianiem priorytetów. W całym procesie realizacji celu nie możemy oczywiście zapominać o kontraktach uzgodnieniach angażowaniu i motywacji pracownika lub zespołu który ten cel będzie realizował.

4/ Realizuj cel

Realizacja celu to to głównie praca koordynacyjna i organizacyjna. Polega na odpowiednim podziale pracy zgodnie z zaplanowanym harmonogramem, na przydzieleniu zadań odpowiednim osobom zgodnie z ich kwalifikacjami i charakterem stanowiska pracy, koordynowanie ich pracy, wspieranie, rozwiązywanie bieżących problemów, wprowadzanie koniecznych korekt, ewidencjonowanie i zapisywanie zdarzeń które posłużą do optymalizacji w przyszłości tego procesu.

Co jest istotne w realizacji celu?

Podczas realizowania zadania lub celu jak wyżej podano istotnym jest praca organizacyjna. Organizacja to dwa  szczególne procesy – jeden z nich polega na podziale zadań na odpowiednie osoby stanowiska pracy zespoły, drugi – polega na łączeniu pewnych zadań w procesy gdzie realizacja jednego zadania determinuje możliwość wykonywania pracy na innym stanowisku pracy przez innego pracownika lub inny zespół. To zadanie kierownicze głównie sprawowane przez kadrę średniego szczebla – Mistrzów, kierowników zespołów, liderów zespołów. Ich zadaniem jest komunikacja i organizacja pracy tak aby zespół w sprawny sposób wykonał zadania przewidziane na dany dzień, lub tydzień czy miesiąc- mówimy o krótkiej perspektywie czasu. Realizacja zadań i celów w dłuższej perspektywie czasu należy do kadry wyższego szczebla – kierowników działów, kierowników wydziałów, dyrekcji. Czynności przy realizacji zadań na wyższych szczeblach mają te same zasady, z tymże podział następuje na poszczególne działy a odpowiedzialność przypisywana jest poszczególnym menedżerom.

5/ Motywuj i angażuj

Nowocześnie zarządzana organizacja podczas realizacji zadań, celów pracy pracownika lub zespołu determinuje ich wynik efektywnością i doświadczeniem w pracy osoby kierującej. Zwróćmy uwagę iż osoba delegująca w sposób dyrektywy nie stosuje technik motywacyjnych co najwyżej używam motywacji negatywnej w postaci kar i obostrzeń stosowanych w stosunku do pracowników w przypadku niewykonania pracy lub błędnego wykonania tej pracy. Dobrym przykładem może być pozbawienie premii lub jej  ograniczenie. Nowoczesne organizacje kładą duży nacisk na proces komunikacji, partycypacji pracowników podejmowaniu decyzji, angażowaniu pracowników, docenianiu ich wkładu w realizację danego zadania procesu, co może być wyróżniane poprzez nagrody i premie. Proces motywowania i angażowania to również odpowiedni dobór i wdrożenie pracownika do stanowiska pracy, zadania jakie mu zostaje powierzone, a w przypadku kadry menedżerskiej do celów z jakich będziemy ich rozliczać. Obecnie nowoczesne systemy motywacyjne to szczególnie systemy premiowania MBO, czyli mówimy o premiowanie zadaniowym. To również motywacja przez różnego rodzaju bonusy materialne i organizacyjne zachęcające pracowników do współuczestniczenia w podejmowaniu decyzji w zakresie realizacji zadań. Ważnym elementem jest również system wartości i kultury organizacyjnej firmie który zachęca do delegowania zadań z jednoczesnym delegowaniem uprawnień do możliwości podejmowania i partycypowania w decyzjach.

6/ Ocena i przegląd realizacji celów

Każdy menedżer który prowadzi jakikolwiek proces zarządczy, powinien dobrze znać stwierdzenie: „ możesz zarządzać tym co potrafisz zmierzyć”. Jeśli czegoś nie potrafimy zmierzyć trudno jest tym zarządzać szczególnie jeżeli nie mamy punktu odniesienia jak powinno być, jaki wynik osiągnęliśmy, oraz co było powodem osiągnięcia lub nieosiągnięcia tego wynik. Zanim przystąpimy do oceny musimy mieć poprawnie skonstruowany system pomiaru. Pomiar może następować w sposób bieżący na podstawie obserwacji kierownika lub menedżera. W przypadku większych procesów pomiar wynika z systemu który dostarcza nam odpowiednich danych. Same dane to jeszcze zbyt mało chociaż dla wielu organizacji jest to problem ponieważ nie posiadają tego systemu. Aby dane były użyteczne potrzebujemy odpowiednio skonstruowanych wskaźników oraz zasad ich interpretacji. Teraz na podstawie danych wskaźników oraz interpretacji możemy dokonać oceny czy dany proces został zrealizowany w sposób właściwy efektywny i gdzie ewentualnie wymagane są korekty. Korekty mogą być nanoszone w sposób bieżący lub w przypadku większych korekt o charakterze strukturalnym będą one naniesione w kolejnym cyklu procesu planowania.

Proces oceny często wiąże się z procesem motywowania. Najbardziej przejrzystym i często stosowanym systemem jest system premiowania i nagradzania. Często nazywany również systemem premiowania MBO. W przypadku kadry menedżerskiej bardzo często mówimy o kartach wyników. Należy zdawać sobie również sprawę że proces motywowania – ta jego trudniejsza część, i mniej oczywista – to motywowanie zasobów ludzkich, wspieranie tych zasobów ludzkich w przypadku gdy mamy odchylenia od realizacji celu i wymagana jest korekta. Tu powinny zachodzić procesy angażowania wspierania doskonalenia.

Jak prawidłowo oceniać realizację celów?

W pierwszej kolejności muszę posiadać Plan i identyfikacje stanu docelowego – czyli jak powinno być?

W procesie kontroli – nie jest to tożsame z oceną –  powinny towarzyszyć nam odpowiednie mierniki i wskaźniki efektywności. W przypadku kadry kierowniczej są to KPI – czyli kluczowe wskaźniki efektywności. Na podstawie przeprowadzonej kontroli posiadanego planu wcześniej zdefiniowanych wariantów realizacji możemy dopiero dokonać oceny czyli interpretacji co się stało. Ocena służy do celów motywacyjnych oraz do poprawy procesu.

7/ Wnioski i proces doskonalenia

Brak wyciągania wniosków z popełnionych błędów albo odniesionych sukcesów jest uznawany za jedną z kluczowych dysfunkcji zarządzania.  Czyli nie wyciągamy wniosków i nie uczymy się na zdarzeniach które mogliśmy obserwować. Wnioski i korekty możemy nanosić w sposób bieżący co zostało wspomniane powyżej. Przy zakończeniu danego procesu np w cyklu miesięcznym lub kwartalnym możemy mieć wnioski które będą służyły do procesu planowania. Na przykład lepszej organizacji pracy, innego doboru zasobów, poprawy kwalifikacji pracowników, poprawy procesu komunikacji i motywacji, zapewnienia odpowiedniego systemu informacji i miar. Oraz innych aspektów technicznych i organizacyjnych.

Aby mogło zaistnieć doskonalenie procesu planowania i realizacji zadań konieczne jest jak wspomniałem powyżej planowanie i mierzenie efektów. Konieczne są również kwalifikacje menedżera i zespołu do interpretacji otrzymanych wyników. Sam pomiar to bardzo wiele, ocena i interpretacja to kluczowa zdolność menedżerska, do tego konieczna jest również wiedza i pomysłowość w zakresie procesu doskonalenia. MBO zakłada właśnie takie działania wraz z zespołem gdzie menedżer uzyskuje zdecydowanie więcej pomysłów i wiedzy niż byłby w stanie wygenerować samodzielnie.

Nowoczesne organizacje to wspólne narady menedżerów. To również narady menedżerów z ich pracownikami.

Częste błędy w realizacji systemów zarządzania przez cele MBO

do najczęstszych błędów w ramach realizacji systemów MBO należy traktowanie tego systemu jako systemu określania i rozliczania zadań. Taki system trudno nawet nazwać poprawnym delegowaniem ponieważ nie zawiera on kluczowego elementu informacji zwrotnej i komunikacji z pracownikiem.

Nowoczesny system MBO – zarządzania przez cele powinien zawierać element współuczestniczenia pracownika w podejmowaniu decyzji, w konsultowaniu tych decyzji, w tworzeniu odpowiedniej kultury i klimatu organizacyjnego gdzie pracownicy czują się współodpowiedzialni za wynik końcowy, wyrażają te same wartości organizacyjne dzięki którym organizacja może osiągać sukces.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w tym temacie – zobacz nasze oferty

menedżera, doradcy, trenera, diagnosty, coacha
powiązane z tym wpisem oferty naszej grupy doradców i trenerów

autor: Sebastian Trzaska

Kontakt
porozmawiaj z Konsultantem

Napisz do nas
Zadzwoń +48 515-803-244

Inne powiązane wpisy:

• • System Wynagradzania – zaprojektuj swój system
  • System Wynagradzania – nowoczesne strategie motywacji
  • Premia zadaniowa – zasady i trendy w motywacji placowej
  • Dlaczego nie działa Twój system wynagradzania ?
  • Tabela płac zasadniczych – zasady budowy
  • Strategia i polityka wynagradzania
  • Feedback 360 a zarządzanie KPI
  • Jak działa feedback 360 Competence Navigator