Witamy w ANACCO Advisors and Trainers – Zapraszamy do Współpracy

30-867 Kraków

Jana Kurczaba 17/43

8:30 - 17:00

Poniedziałek - Piątek

Formularze oceny okresowej – istotne elementy

Formularze oceny okresowej – istotne elementy

ormularze stosowane do procesu oceny okresowej mogą być w formie tradycyjnej – papierowej lub w formie elektronicznej- dokumenty elektroniczne lub specjalna platforma do prowadzenia ocen i zarządzania rozwojem .

Formularze zasadniczo składają się z następujących elementów:

Metryczka formularza

  • dane identyfikacyjne ocenianego,
  • zajmowane stanowisko pracy,
  • dane oceniającego,
  • data oceny,
  • data poprzedniej oceny,
  • często również system uprawnień dostępu do wyników oceny i formularzy,
  • itp.

Informacje systemowe o ocenianym pracowniku

  • liczba i rodzaj godzin szkoleniowych
  • wyróżnienia i nagrody
  • coaching
  • upomnienia i kary
  • realizowane projekty,
  • zwolnienia i chorobowe
  • zastępstwa
  • itp

Przygotowanie do oceny

Ocena okresowa wymaga szeregu czynności przygotowawczych – administracyjnych. W nowoczesnych systemach jest to wykonywane automatycznie w formularzach on-line

Ocena kompetencji ( profili kompetencyjnych)

  • lista ocenianych kompetencji
  • opisy i skala oceny wraz z odpowiednią interpretacją,
  • lista profili w grupach kompetencyjnych
  • miejsce na samoocenę i ocenę przełożonego – system 180,
  • w systemie 360  najczęściej oddzielne formularze lub systemy wprowadzania danych
  • bywa, że ten moduł zawiera od razu miejsce na ustalenia co należy dalej robić w związku z taką oceną – np.  rozwój, awans, szkolenia, coaching, zmiana stanowiska

Ocena realizacji zadań (MBO)

  • lista zadań, projektów na dany okres,
  • opisane co do wyniku i rezultatu końcowego (SMART),
  • wskaźniki opisujące kiedy cel został osiągnięty i w jakim stopniu,
  • zasady pomiarów cząstkowych – tzw między ocena,
  • zadania mogą być o charakterze mierzalnym lub bardziej uznaniowy,
  • zadania mogą dotyczyć zakresu zadań i również rozwoju osobistego, rozwoju relacji,
  • zadania mogą mieć charakter indywidulny lub grupowy,
  • bardzo ważne aby zadania były odpowiednio dobrane do ocenianego stanowiska pracy oraz poziomu rozwoju zawodowego pracownika,

Główny proces oceny okresowej

Główny cel rozmowy to nawiązanie kontaktu, informacje, motywacje, uzgodnienia rozwojowe, wsparcie przełożonego. Ocena powinna stanowić końcowy etap ewidencji informacji pozyskanych w rozmowie z pracownikiem.

Ten moduł wymaga przemyślenia czy go stosować. Jeśli organizacja ma sprawny system zarządzania zadaniami – ten system działa prawidłowo – czyli, są wyznaczane zadanie, są systemy  pomiaru  wyników, są systemy analizy i prognozowania np.  coantrlling. Taki system będzie dobrze funkcjonował w ramach oceny okresowej i będzie świetnym podsumowaniem działań rocznych pracownika. Ocena okresowa czerpie informacje z systemu MBO ( zarządzanie przez cele)  nie tworzy tego systemu –  to kluczowa sprawa podczas projektowania formularza oceny. Jeśli tak jednak nie jest, nie ma poprawnego systemu MBO,   to  ocena w tym module sprawi  wiele problemów w zakresie określania zadań i ich pomiaru a z czasem zostanie sprowadzona do bardzo ogólnikowych stwierdzeń i przestanie mieć jakikolwiek sens poza zabieraniem czasu.

Projektowanie indywidulnego rozwoju pracownika

Moduł ten wymaga odpowiedniego przeszkolenia i wiedzy kadry kierowniczej, wymaga również odpowiedniej kultury organizacyjnej i motywacji do tego procesu. Pierwszy  krok to identyfikacja obszaru w którym miałby być prowadzony rozwój.  Może to też być identyfikacja talentu i szczególnych uzdolnień oraz predyspozycji pracownika.

Mogą to być następujące obszary ( najczęściej spotykane):

  • obszar  merytoryczny – droga w kierunku specjalizacji merytorycznej,
  • obszar rozwoju osobistego – wartości, umiejętności, postawy, poglądy ( np. budowanie relacji, praca zespołowa, wystąpienia publiczne, itp.)
  • obszar rozwoju predyspozycji lidera, przywództwa, osoby zarządzającej ( motywacja, delegowanie, coaching, mentoring, komunikacja, itp.)   wiecej na ten temat …

Poza narzędziami diagnostycznymi wymagane jest odpowiednie podejście do pracownika. Atmosfera współpracy, zaufania, motywacji, rozumienia celów. Ten moduł nie jest możliwy do wykonania w sposób formalny bez odpowiedniego zaangażowania stron oceny.  Oczywiście  deklaracje pracownika  i nawet wyniki można uzyskać metodą nakazową  – ale zmiana nie będzie miała trwałego charakteru.

Inne często występujące moduły  pomocnicze

  • moduł dotyczący pozostawienia lub zmiany stanowiska,
  • moduł awansu i wyróżnienia,
  • moduł szkoleniowo rozwojowy ( studia, projekty, szkolenia, coaching)

 

Formularz oceny jest jedynie prostym narzędziem w ramach pewnego systemu oceny pracowników

System oceny okresowej składa się z szeregu innych dokumentów –  wybrane kompetencje, opisy i profile kompetencyjne, skale oceny, procedury oceny, poradniki dla oceny, szkolenia i coaching kadry kierowniczej.

Sukces  systemu oceny okresowej –  wynika z celu w jakim go wprowadzono, zaangażowania kadry kierowniczej w kreowanie odpowiednich  wzorców i postaw oraz  kultury organizacyjnej w której rozwój jest ważny.

  • Jeśli członkowie organizacji chcą rozwoju  to każde narzędzie im do tego posłuży – nawet najprostszy system oceny  lub zrobią to bez systemu na poziomie indywidulnych działań i rozmów.
  • jeśli nie chcą rozwoju i mają postawy roszczeniowe – każde najlepsze narzędzie nie ma większych szans. Członkowie organizacji  nie zobaczą  rozwoju tylko obowiązek oceny lub możliwość negocjowania indywidulnych korzyści. W takim przypadku należy najpierw podjąć pracę u podstaw –  czyli wartości, kultura organizacyjna, odpowiednie postawy i zachowania kadry kierowniczej, zaangażowanie i motywacja kadry kierowniczej, itd.

Autor i opracowanie  materiału:  Sebastian Trzaska