+ 48 515 803 244
Zarządzanie Przez Cele (MBO) projekty, konsultacje, coaching, szkolenia, gry Systemy Wyznaczania i Oceny Zadań (MBO)
Delegowanie Zadań, Zarządzanie Czasem
Strategiczna Karta Wyników

Zasada S.M.A.R.T. (E.R.) – w procesie delegowania i zarządzania przez cele (MBO)

 

Proces delegowania zadań to następujące ważne elementy:

  • wyznaczamy cel, zadanie do realizacji,
  • ustalamy koniczne zasoby ( czas, organizacja, miejsce, finanse, ludzie, itp.),
  • wyznaczamy osobę, zespół, lidera do realizacji zadania,
  • dajemy konieczne uprawnienia (kontrolne, decyzyjne, informacyjne, itp.)
  • ustalamy zakres odpowiedzialności,
  • ustalamy  proces pomiaru efektywności, kontroli i oceny,
  • wsparcie, rozwój i motywacja.

 

Zasada S.M.A.R.T.  (S.M.A.R.T.E.R. – wersja poszerzona)  doskonale  wspomaga nas przy zarządzaniu przez cele a szczególnie w jednym z jego etapów czyli w delegowaniu zadań.

Jest to bardzo popularna, w wielu miejscach opisana  i chyba z tego powodu niedoceniana.
Narzędzie (zasada)  -  bardzo prosta, łatwa do zapamiętania a jeśli ją regularnie stosować daje widoczne efekty naszej własnej pracy i podległych nam zespołów.

Również świetna w życiu prywatnym  a szczególnie polecam dla rodziców ( tylko oczywiście z umiarem i na poziomie świadomości i motywacji pociechy)

Klasyczna zasada dotyczy pięciu  pierwszych liter S.M.A.R.T.  to „twarda” koncepcja  wynikająca z zasad efektywnego zarządzania przez cele. Z czasem wzbogacono ją o elementy wynikające bardziej z psychologii  i naszego  postrzegania  zadań.  E – ekscytacja – motywacja wewnętrzna, R – zapis – utrwalenie rzeczy ważnej.

 

S.M.A.R.T. (E.R.)  (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Trackable, Exciting, Recorded)

S

  • Specific
  • Konkretny – Szczegółowo opisany -  na czym polega zadanie, co jest jego rezultatem, jak to zmierzymy i kiedy będzie osiągnięty efekt. Może dotyczyć też harmonogramów, zasobów, czynności, itp.

M

  • Measurable
  • Mierzalny – cel musi być mierzalny aby nim zarządzać i móc stwierdzić czy został zrealizowany, w jakim stopniu został zrealizowany,

A

  • Achievable
  • Osiągalny – realistyczny. W wielu przypadkach nie przemyślane zasoby lub ich brak w punkcie pierwszym (S)– czynią cel, zadanie  nie realistycznym. Zasobem jest też wiedza i doświadczenie pracownika.

R

  • Relevant
  • Istotny – ważny. Jego wykonanie lub zaniechanie ma istotne znaczenie.   W odczuciu pracownika  również cel ambitny .

T

  • Trackable
  • Możliwy do prześledzenia – określony w czasie – na kiedy ma być wykonane zadanie.  Na kiedy mają być gotowe poszczególne jego części, etapy.

E

  • Exciting
  • Ekscytujący – motywacyjny dla osoby wykonującej. Ona sama powinna go tak ocenić. Nie można tego wymusić.

R

  • Recorded
  • Zapisany – zapisanie zadania czyni go dla nas ważniejszym - w karcie zadań, na tablicy – utrwalony i widoczny jako ważny.

 

 

Dla potrzeb języka polskiego  możemy przyjąć akronim S.M.A.R.T.  (E.R)  od następujących słów
(jest niewielka zmiana kolejności ale sens całkowicie zachowany)

  • S – (Szczegółowo)  opisany co i jak należy wykonać,
  • M – (Mierzalny), możliwy do kontroli i oceny,
  • A – (Ambitny), istotny i ważny do wykonania,
  • R – (Realistyczny), możliwy  do wykonania wg przyjętych założeń,
  • T – (Terminowy) – określony  co do czasu i terminu wykonania,
  • E – (Ekscytujący)-  entuzjazm i zaangażowanie – motywacyjny dla pracownika – ona sam tego chce,
  • R – (Rejestrowany) – zapisany i widoczny jako ważny.

 

S – Szczegółowo  opisane zadanie, cel

Dobre polecane praktyki

Możliwe pułapki i wątpliwości

- opis rezultatu końcowego,

- po czym poznamy, że cel osiągnięto?

- jak zmierzymy stopień zawansowania,

- jeśli można, to zaleca się, podać etapy  realizacji i ich pomiar,

- wymagane zasoby do realizacji
(ludzkie, czasowe, rzeczowe, itp.)

- podział i przydział odpowiedzialności,

- konieczne uprawnienia,

- inne wskazówki i wymagania,

 

 

 

- zbyt ogólnikowe opisy,

- brak szczegółów,

- wiele osób pomija ten etap jako czasochłonny,

- pominięcie tego etapu jest utratą części procesu planowania i przyczynia się do dalszych komplikacji i konieczności wprowadzania wielu poprawek lub zmian,

 

M – mierzalny, możliwy do kontroli i oceny,

Dobre polecane praktyki

Możliwe pułapki i wątpliwości

- dla zadań menedżerskich – system KPI kluczowych wskaźników sukcesu – często powiązanych z dobrze działającym systemem controllingu. W tym przypadku nie stosuje się pomiaru wg opisów

- dla pracowników specjalistów – system oceny zadań wg określonych wskaźników rzeczowych dla danego stanowiska, zespołu, produktu, itp.

Możliwe ustalenie dla niektórych stanowisk pomiaru wg opisu (opisujemy efekt końcowy, nie mogąc wyznaczyć konkretnych wskaźników) np. współpraca, zaangażowanie itp.

- dla stanowisk podstawowych i pomocniczych – proste jednoznaczne systemy oceny – jakość, terminowość , itp.

 

- wymaga systemu pomiaru, kontroli zadań,

- wymaga procesu analizowania i wnioskowania – oceny czy dany miernik jest prawidłowy i czy daje właściwy obraz

- błędem jest wprowadzanie  bardzo dokładnych i skomplikowanych pomiarów dla zadań prostych o małym, jednostkowym znaczeniu,

- wymagana konsekwencja

- wymagane zaangażowanie kadry  w procesy pomiaru i obiektywnej oceny,

 

 

A – Ambitny, istotny i ważny do wykonania

Dobre polecane praktyki

Możliwe pułapki i wątpliwości

- realizacja tego zadania lub brak realizacji  ma kluczowy wpływ na obszar w jakim pracuje pracownik. Ma znaczenie.

- dla menedżera może to być wynik obszaru lub firmy w całości,

- dla specjalistów rezultat  projektu, zadania

- dla pracowników efekt pracy stanowiska, czynności

- należy unikać zadań nieprzemyślanych, ustalonych spontanicznie,

- bardzo demotywacyjnie działają zadania, które po wykonaniu nie zostają „wdrożone”

- w tym punkcie pomagają techniki ustalania priorytetów i sprawne planowanie ( wraz z prognozowaniem)

 

R – Realistyczne – możliwe do wykonania 

Dobre polecane praktyki

Możliwe pułapki i wątpliwości

- zadanie możliwe do wykonania w danym czasie, na określony termin i z określonymi zasobami,

- dla poprawy realności  zadania warto  pojąć dyskusję nad zasobami – często ich zmianą, zwiększeniem,

- zmiana zasobów może uczynić  dane zadanie realnym,

- jednym z zasobów jest czas – bywa, iż należy go zweryfikować – zadanie nie realne, z małą ilością czasu na wykonanie,  odbiera nam motywację i sens wykonywania. Szczególnie dotyczy to projektów handlowych i sprzedażowych powiązanych z systemem płac.

- problemem może być sam pracownik – brak należytej wiedzy i doświadczenia – czyni zadanie nie realnym,

- brak  motywacji  zaangażowania również uczyni dane zadanie lub cel nie realnym,

- brak współpracy zespołowej – również jest to brak koniecznego zasobu,

- słaby lider lub słabe zarządzanie zespołem może uczynić, iż cele zespołowe mimo dobrego zespołu nie będą realne do wykonania,

- Tu  uwaga: wielu słabych menedżerów często szuka powodów w pracy pracowników lub w systemie motywacyjnym  nie dostrzegając wad własnego zarzadzania i motywacji.

 

T – Termin realizacji  

Dobre polecane praktyki

Możliwe pułapki i wątpliwości

- czas na wykonania zadania i termin jego oddania powinien uwzględniać powyższe uwagi,

- termin dostosowany do zasobów jakie mamy do wykonania zadania

- nad zasobami można pracować – opisano powyżej

- zagrożeniem jest zbyt optymistyczne skracanie czasu wykonania,

- zazwyczaj wynika z braku analizy lub doświadczenia w takim zadaniu,

- może być wymuszone odgórnie – działa na dwa sposoby – motywacyjnie i osłabiająco

motywacyjnie jeśli lider potrafi i chce optymalizować zasoby,

osłabiająco jeśli lider nie identyfikuje się z zadaniem i tylko je przekazuje

 

Autor i opracowanie  materiału:  Sebastian Trzaska

Nasze Nagrody:
logologo
Nasza Współpraca:
logo logo logo logo logo logo logo logo logo logo logo logo logo logo logo logo logo
Rozwój OsobistyWynagradzanieZarządzanie Przez CeleOrganizacja pracy
©2013 anacco.pl - zobacz autora strony w Google+, profil strony w Google+
* pola obowiązkowe

Szanowni Państwo, materiały wysyłamy wyłącznie na zweryfikowane adresy służbowe
Ochrona AntySpam - przesuń suwak