+ 48 515 803 244
Rozwój Osobisty Menedżerów coaching, szkolenia, warsztaty, gry, badania Komunikacja, Przywództwo, Zespoły, Coaching
Badania Motywacji i Kultury Organizacyjnej
Systemy Oceny Okresowej i  Akademie Rozwoju

Elementy organizacyjne podczas oceny pracowników


 

Elementy organizacyjne

Ocena Oresowa Pracowaników
 

Rozmowa oceniająca w wielu organizacjach jest nadal momentem stresu i pewnej niepewności. Poniżej kilka ważnych wskazówek jak zorganizować i prawidłowo poprowadzić ten proces.

 


relacja przełożony – pracownik

Dobra Relacja w Rozmowie

- szacunek stron rozmowy,
- aktywne słuchanie drugiej strony,
- zaufanie do rozmówcy,
- otwartość w rozmowie,
- poszukiwanie rozwiązań

  • dobre relacje przełożonego i pracownika wprowadzają atmosferę zaufania i porozumienia. Na takie relacje trzeba sobie zapracować. Nie można zmusić do zaufania i szacunku. Można zmusić do zachowań, które wyrażają zaufanie lub szacunek , ale nam chodzi o prawdziwe relacje współpracy,
  • relacje bardzo formalne utrudnią oceną – czynią ją podobną do egzaminu – jest raczej weryfikacją oceną niż poszukiwaniem możliwości  rozwoju,
  • zła wola i wrogość – prawie pewny jest konflikt lub pokrzywdzenie jednej ze stron. Przełożony też może czuć stres i być strona pokrzywdzoną,
  • relacje zbyt poufałe, z nadużyciem – uczynią rozmowę podobną do spotkania towarzyskiego lub negocjacji – mogą  pominąć proces oceny, aspekt rozwojowy i motywacyjny a skoncentrować się na tym,  by ocena i rozmowa nie uraziła żadnej ze stron,
  • od relacji zależy wynik oceny – czyli to co się stanie po kliku miesiącach - formularze i kryteria oceny są jedynie narzędziem – rozwój pracownika, jego praca to relacja i wypracowanie motywacji do określonego działania. Przykładowo  niska ocena bez ustalenia działań i zbudowania motywacji do tych działań u pracownika – jest to działanie destrukcyjne.  Podobnie ocena zawyżona, lub „po koleżeńsku”  nie będzie działa, choć sam proces od strony formalnej i prawdziwości danych może być w porządku.

miejsce rozmowy z pracownikiem

Miejsce Rozmowy

- komfortowe dla stron miejsce,
- brak elementów rozpraszających uwagę,
- brak osób przeszkadzających,
- komfortowy czas i stan psychiczny stron

  • nie ma szczególnych dyspozycji w tym zakresie,
  • powinno ono być w miarę możliwości komfortowe (szczególnie psychicznie) dla stron,
  • nie powinien nikt wam przeszkadzać,
  • telefony też nie powinny odciągać uwagi ani pracownika ani jego przełożonego – dotyczy to również poczty elektronicznej i przynoszenia dokumentów przez inne osoby,
  • zazwyczaj jest to specjalnie wyznaczony do tego pokój spotkań, może to być gabinet przełożonego - ważne aby nie siadać frontalnie – przez biurko, często dla rozmowy oceniającej, kiedy mamy prawidłowe relacje i chodzi o rozwój wybieramy inne miejsca np. restauracja i obiad, wspólny spacer, siłownia itp.,
  • nietypowym ale również dobrym sposobem na rozmowę są dzisiaj telespotkania - tu uwaga – jeśli znasz pracownika i masz dobre relacje – to zapewne zrobicie podsumowanie i wszystko będzie w porządku. Jeśli jednak ma dojść do poważnej rozmowy, w której mogą się pojawić emocje – zdecydowanie powinna być to rozmowa osobista,
  • jeśli rozwój jest prowadzony na bieżąco  to sama rozmowa i miejsce nie odgrywają szczególnej roli – spotkanie ma charakter  podsumowujący i zebrania danych,
  • jeśli robicie ocenę bardziej oficjalnie i raz na jakiś czas (np. raz w roku) miejsce i spokój  będą odgrywały  dużą rolę.

czas i uwaga podczas rozmowy

  • podobnie jak wyżej – będzie to zależało od waszych relacji i częstotliwości pracy nad rozwojem,
  • zazwyczaj ocena nie trwa dłużej niż 1-2 godzin. Jest to podsumowanie i niewyobrażalne jest omawianie dokładnie pracy z całego roku ani też wyznaczania dokładnych zadań na kolejny rok. Niektóre systemy poprzez złą politykę w tym zakresie zmuszają do sztucznego działania w tym zakresie,
  • bywają przypadki, iż pracownik jest oceniany przez kilka godzin lub dni – nie ma to nic wspólnego z rozwojem i bardzo w złym światle stawia przełożonego, który mógł doprowadzić do takiej konieczności. To może oznaczać, że pracownikiem i jego pracą nie zajmowano się na bieżąco. Słabym wytłumaczeniem jest inne miejsce pracy pracownika i częste delegacje. Organizacje dla których rozwój jest wartością radzą sobie z tym doskonale poprzez planowane zebrania, spotkania i szkolenia podczas których następuje wymiana osobista informacji. Ponadto informacje są wymieniane na bieżąco – telefony, systemy telekonferencji itp.

przygotowanie pracownika

Pracownik w Rozmowie

- pozytywne podejście emocjonalne,
- poszukiwanie rozwiązań,
- samoocena i propozycje,
- możliwość zaufania

  • w dobrze działającej organizacji – pracownik wie co jest celem systemu, zna swoje dokonania i poziom oceny, pracuje nad tym na bieżąco ze swoim przełożonym – nie ma potrzeby szczególnego przygotowania poza sprawami natury organizacyjnej,
  • spotkanie jest podsumowaniem, formalizacją wyników, okazją do ocen progresu w danym okresie, ustaleniem budżetów, planów rozwoju, zadań i projektów,
  • jeśli nie ma zwyczaju pracy nad rozwojem i motywacją na bieżąco – zaleca się poinformowanie pracownika o celach, zasadach oceny, wskazane byłyby poradniki z przykładami, zaleca się przekazanie formularzy wraz z opisami i interpretacją oceny, profili kompetencyjnych itp.,
  • dobrym pomysłem byłoby krótkie szkolenie lub spotkanie w tej sprawie. Zaleca się pozytywne przedstawienie procesu i jego zasad,
  • samoocena – dobre narzędzie, daje możliwość przestudiowania formularzy oceny i zasad, prowokuje do wielu autorefleksji.  Samoocena nie powinna być brana jako element (średnia) wyniku końcowego oceny. Jest podstawą do obserwacji jak pracownik widzi siebie a jak widzi to przełożony. Niespójność samooceny i oceny przełożonego powinna zwrócić uwagę na jakiś błąd w komunikacji. Nie oznacz to, że to pracownik się myli. Pomyłki również może dokonać przełożony,
  • elementy procesu samooceny – jeśli jest samoocena to wskazana jest ocena tego co było, uzasadnienie co jest przyczyną takiej oceny, tych dobrych ocen również. Dobrą praktyką jest pytanie co pracownik chciałby dalej w tym temacie zrobić, jak chciałby to zrobić, jakich potrzebuje zasobów, itd. Tu pojawia się drugi kluczowy filar aktywności pracownika – plany na kolejny okres. Trzeci najtrudniejszy – identyfikacja motywacji do działania w tym zakresie. Nie należy mylić deklaracji chęci od prawdziwej wewnętrznej motywacji – dlatego też jest to najtrudniejszy element i wymaga szczególnych  kwalifikacji przełożonego. Zaniechanie rozmowy o motywacji i działaniu sprawdzi proces oceny do poziomu weryfikacji, bardziej egzaminy i element rozwojowy oraz zmiany u pracownika nie wystąpią.  

przygotowanie przełożonego

Oceniający w Rozmowie

- pozytywne podejście emocjonalne,
- poszukiwanie rozwiązań,
- aktywne słuchanie,
- działanie w interesie zespołu,
- brak uprzedzeń,
- poszukiwanie rozwiązań

  • przede wszystkim przygotowanie emocjonalne! - bez strasu, nerwów i niepokoju oraz niecierpliwości. Dotyczy to przełożonego i oczywiście pracownika,
  • prowadzenie rozwoju, motywacji na bieżąco, dobre relacje i komunikacja z pracownikiem w zasadzie zmniejszają stres i napięcia podczas ocen do zera. Strony wiedzą co się wydarzy i jakie są plany. Nie ma elementów niepewności i zaskoczenia a także ewentualnych sporów czy negocjacji,
  • przygotowanie merytoryczne – przełożony posiada i zna wszystkie konieczne dane,
  • przygotowanie organizacyjne – czas i miejsce spotkania oraz komfort czasowy i psychiczny spotkania.

narzędzia do oceny 

Narzędzia Oceny Okresowej

- materiały informacyjne,
- formularze oceny,
- profile kompetencyjne,
- bazy celów i wskaźników,
- poradniki oceniania,
- regulaminy i procedury,
- szkolenia dla oceniających,
- coaching dla oceniających

  • starsza wersja to formularze i wypełnianie ich podczas oceny – bardzo czasochłonne i mało pożyteczne,
  • jeśli jest to system oceny i posiada formularze to są one już zazwyczaj w formie elektronicznej – odpowiednie systemy i platformy do których istnieje odpowiedni system logowania, poufności i raportowania wyników,
  • plusy systemu elektronicznego – czas, łatwość korekt, raportowanie, multimedialne poradniki i wskazówki, dobra i tania archiwizacja,
  • zagrożenia systemu elektronicznego – możliwość automatyzacji, pomijanie rozmów, informowanie pracownika o wynikach. Jak wspomniałem jeśli rozwój jest prowadzony na bieżąco i pracownik zna i zgadza się z opinią przełożonego – to takie raportowanie będzie w porządku ale jeśli ma zastąpić rozmowę i uzgodnienia to jest to strata czasu – system jest traktowany jako zło konieczne.

 

Autor i opracowanie  materiału:  Sebastian Trzaska

Nasze Nagrody:
logologo
Nasza Współpraca:
logo logo logo logo logo logo logo logo logo logo logo logo logo logo logo logo logo
Rozwój OsobistyWynagradzanieZarządzanie Przez CeleOrganizacja pracy
©2013 anacco.pl - zobacz autora strony w Google+, profil strony w Google+
* pola obowiązkowe

Szanowni Państwo, materiały wysyłamy wyłącznie na zweryfikowane adresy służbowe
Ochrona AntySpam - przesuń suwak